Qué son y para qué sirven las estrategias de resolución de problemas en una organización son algunos de los temas que te mostraremos a continuación. Vamos a explicarte de manera detallada cómo resolver un problema paso a paso para que no cometas errores y puedas tener éxito en tu modelo de negocio. Además, vamos a darte algunos ejemplos de técnicas para la resolución de inconvenientes en una empresa y una lista con los mejores consejos para evitar problemas en tu negocio. No te pierdas de nada.
🤔 ¿Qué son las estrategias de resolución de problemas?
En las empresas, se denominan estrategias de resolución de problemas a la manera que utilizan estas organizaciones para afrontar inconvenientes que impiden conseguir el objetivo planteado. Esto lo hacen a través de un enfoque sistémico, en el cual se necesita recopilar información analizar la situación y crear alternativas que sean viables para la solución de los problemas.
Gracias a esta herramienta las empresas logran identificar mejoras significativas en procedimientos procesos y productos, lo cual genera una base sólida para la toma de decisiones. Lo más importante de todo es que las estrategias para la resolución de problemas deben tener una perspectiva racional y ser lo más objetivas posibles para que las mismas tengan éxito.
😯 ¿Para qué sirve la estrategia resolución de problemas?
Es importante que conozcas para qué sirve la estrategia de resolución de problemas. Este conjunto de acciones que toman los directivos de una empresa ayuda a las organizaciones a abordar con eficiencia los desafíos que se van presentando en su día a día. Gracias a ello, es posible gestionar los recursos y el tiempo para mejorar el nivel de productividad y los resultados financieros.
Por otro lado, al tener en claro el panorama general y evaluar los posibles riesgos, las estrategias que se establecen para resolver los problemas construyen relaciones en los equipos que, a su vez, ayudan a promover una cultura corporativa positiva. Esto también mejora la comunicación entre las partes y a afrontar los retos teniendo en cuenta los valores, la misión y la visión de la empresa.
📝 ¿Cómo resolver un problema? Guía Paso a Paso
Si quieres que tu empresa alcance los objetivos planteados en el modelo de negocio, te diremos a continuación el paso a paso que tendrás que hacer sobre para resolver un problema de manera profesional. Echa un vistazo a todo lo que hemos preparado para ti:
Determina el problema
El primer paso que tendrás que hacer es identificar el inconveniente. Para ello, podrás efectuar diferentes tipos de preguntas a tu equipo de trabajo o realizar una auditoría en caso de que no sea tan simple la detección del conflicto. Se recomienda que identifiques quién está involucrado en el problema, cómo lo causó y de qué manera está afectando la productividad. Por otro lado, deberás determinar si el problema perjudica solo a un área o a diferentes equipos de trabajo y desde cuándo ocurre este inconveniente.
Si bien es cierto que existen muchos aspectos que debes tener en cuenta, con este tipo de averiguación podrás presumir cuál es el origen del problema y por qué se ha generado. Ten en cuenta que también existen factores externos que debes considerar a la hora de tu análisis, pero esto es mucho más fácil de detectar, ya que influye de manera directa o indirecta en todo el mercado. Una técnica muy utilizada para esta parte del proceso es el «Método de los cinco por qué».
Habla con los miembros del equipo
Lo que deberás hacer a continuación es entender los puntos de vista de cada integrante para conocer no solo su opinión, sino también evaluar el desempeño que vienen realizando hasta el momento. Gracias a estas entrevistas individuales podrás mantener una conexión real con cada uno de tus colaboradores, lo cual te ayudará también a percibir el origen del problema.
Crea un diagrama de Ishikawa
En esta herramienta de gestión, también se la conoce como espina de pescado, se muestran las causas y efectos que tienen los procesos dentro de la organización. Gracias al gráfico de flujo de trabajo vas a poder encontrar las actividades que pueden causar el problema. Si quieres conocer más sobre este tema, puedes visitar el siguiente artículo.
Efectúa una lluvia de ideas
Una de las maneras más convenientes que puedes aplicar en tu organización es la técnica del Brainstorming, si quieres profundizar en qué es una lluvia de ideas, te invitamos a que visite nuestro post. Lo importante que debes tener cuenta para que tu proyecto tenga éxito es que el ambiente debe estar controlado y ser manejado por un líder que vaya coordinando la interacción del equipo de trabajo.
Define la solución
Una vez que hayas identificado el problema o el conjunto de ellos, debes considerar y evaluar diferentes soluciones que vayan surgiendo. Esto te puedes llevar un tiempo, ya que vas a tener que determinar el alcance del problema y definir cuál es la opción más adecuada para resolver el problema en cuestión. Recuerda que, encontrar una solución no es una tarea sencilla y la misma puede tardar un tiempo prudencial hasta que elimine el inconveniente que afecta a tu organización.
Pon en práctica la solución
Lo que deberás hacer ahora es implementar la solución trabajando con los equipos que están más involucrados en la resolución del conflicto. Esto puede abarcar no solo a un área sino a toda la empresa; por lo que, vas a tener que diseñar una estrategia consolidada por medio de un diagrama de Gantt, con el cual podrás establecer el tiempo de dedicación que le vas a otorgar a las diferentes actividades que van a solucionar el tema. Puedes aprender más aquí.
🤓 Ejemplos de técnicas para la solución de problemas
Conoce estos ejemplos de técnicas para la resolución de problemas:
Análisis FODA
Un análisis FODA o DAFO, por sus siglas en inglés, te ayuda a identificar los factores externos e internos que afectan el éxito de la empresa. Te brinda información sobre los problemas y cómo perjudican de manera directa o indirecta en la organización. Gracias a esta herramienta de gestión es posible analizar a la competencia, a los proveedores y al mercado; sin dejar de lado las regulaciones legales y la tecnología.
Por otro lado, se analiza la estrategia, la cultura organizacional y los recursos disponibles dentro de la empresa y que son causas que pueden influir en los problemas surgidos. Esta información te permite tomar mejores decisiones para trabajar en la resolución de los problemas.
Prueba y error
Se utiliza este método para encontrar la solución a un problema específico, pero que todavía no se tiene la certeza de si la solución planteada es la más conveniente. Para ello, se establecen diferentes opciones que te van a ayudar a tomar decisiones que ahorren recursos y tiempo.
Hay que tener en cuenta que este método ofrece flexibilidad para conseguir respuestas en el corto plazo sin arriesgar el cumplimiento de los objetivos de la organización. En algunos casos, este proceso puede resultar complicado si es que no se descubre de manera rápida cuál es la solución más conveniente para la empresa.
Los cinco ¿por qué?
Ese método se basa en efectuar cinco preguntas que servirán para identificar el problema y encontrar la solución de manera precisa. La técnica que fue creada por el industrial japonés Sakichi Toyoda está enfocada en descubrir las causas y plasmarlas en un gráfico que determine los efectos. Es similar al diagrama de Ishikawa.
Design Thinking
La técnica «pensamiento de diseño» es una forma de abordar los problemas a través de un proceso de reflexión centrado en el usuario. Implica una combinación de creatividad y análisis racional para desarrollar e implementar soluciones que ayuden a satisfacer necesidades específicas.
Las cinco etapas del proceso son:
- Comprensión. Identificación de una necesidad y el entendimiento profundo del problema.
- Ideación. Generación y desarrollo de ideas y soluciones creativas.
- Experimentación. Prototipado y prueba de conceptos.
- Iteración. Mejora continua de las soluciones basándose en los resultados del ensayo del proceso anterior.
- Implementación. Transformación de la idea en un producto o servicio real.
La idea más absurda primero
Este método es similar a la lluvia de ideas, pero se busca que el equipo de trabajo solo tenga en cuenta las ideas irrelevantes para resolver el problema. Esto se basa en que, en distintas situaciones, la solución de un inconveniente es tan fácil que muchas veces es absurda y no se la tiene en cuenta. Es ideal para resolución de problemas de corto plazo.
✨ Consejos para evitar problemas en tu negocio
Ten en cuenta estos consejos para evitar problemas en tu negocio:
Establece un presupuesto realista
Es importante tener un presupuesto que tenga en cuenta los costos reales del negocio, ya que esta herramienta de gestión te ayudará a evitar no solo problemas financieros, sino también te servirá para tomar buenas decisiones y armar un equilibrio entre los ingresos y gastos. Controla los costos y lleva un registro de tus ventas para identificar dificultades de modo rápido.
Conoce a tus clientes
Una gran forma de prevenir problemas es conocer a las necesidades de los potenciales clientes antes de iniciar un negocio. Esto puede ayudarte a ofrecer un mejor producto para el mercado y evitar problemas. Utiliza estrategias para fidelizar a los consumidores y aprovecha tus oportunidades para obtener nuevos, lo cual se convertirá en un aumento de tus ingresos.
Crea un modelo de negocio consistente
Asegúrate de tener un plan de negocios antes de comenzar tu emprendimiento. Esto te va a ayudar a determinar los objetivos, establecer un presupuesto y prevenir situaciones difíciles. Además, podrás tomar decisiones basadas en una estrategia, analizadas desde todos los puntos posibles.
Desarrolla políticas de negocio claras
Ten en mente que, es fundamental establecer una cultura organizacional que sea acorde con el objetivo planteado en tu negocio. Esto servirá para evitar inconvenientes en el desarrollo de las actividades del proyecto y para que los problemas que aparezcan no sean significativos. Mantener a las partes involucradas en las tareas cotidianas es un factor clave de éxito en casi todas las organizaciones.
Contrata personal calificado
Cuando tengas que ocupar los puestos de trabajo de tu negocio, procura que los candidatos sean idóneos y estén calificados para llevar a cabo las tareas que les vas a asignar. Ten en cuenta que, colocar a la persona adecuada en el puesto puede resultar un factor clave para evitar problemas. Es recomendable la creación de manuales de procedimientos y descripción de puestos para que todos los integrantes tengan bien definido qué hacer.
Utiliza herramientas de comunicación eficientes
Establecer canales de comunicación, tanto internos como externos, es importante para cualquier empresa. Esto permite que todos los trabajadores estén orientados en el mismo objetivo y todos sepan hacia dónde va la organización. Si quieres prevenir problemas entre los empleados, los proveedores y los clientes, es vital que la comunicación sea fluida y eficiente.
