¿Qué es la recolección de datos y por qué es de utilidad para tu negocio?

Te contaremos todo acerca de qué es la recolección de datos y para qué sirve en una empresa. Para que te conviertas en verdadero profesional, será conveniente que continúes leyendo hasta el final porque vamos a explicarte las ventajas de recolectar datos en una organización y cuáles son los métodos usados en la recopilación. No te pierdas de ningún detalle porque vamos a darte una guía para que sigas el paso a paso sobre cómo recabar datos importantes para tu negocio sin cometer errores. Por último, encontrarás una lista con ejemplos de recolección de datos que te ayudarán a planificar tu tarea. Presta atención a todo lo que hemos preparado para ti.

🤔 ¿Qué es la recolección de datos?

La recolección de datos es un proceso que se lleva a cabo al obtener información con la finalidad de su posterior análisis. Estos datos sirven para tomar decisiones sobre productos, el mercado y las tendencias que influyen en la economía. Algunas de las herramientas que se utilizan para recolectar información son las bases de datos de organismos públicos o privados, encuestas y estudios de mercado, entre otras.

Es importante tener en cuenta que, la recopilación de datos es esencial para cualquier empresa que quiera mantenerse competitiva en el mercado. Este proceso también puede efectuarse de manera interna para decidir sobre los recursos usados y el comportamiento de los empleados.

💻 ¿Para qué sirve la recolección de datos?

La información obtenida en la recolección de datos es fundamental para las empresas, ya que es usada para entender a los clientes, identificar tendencias, mejorar los procesos y ayudar a tomar decisiones estratégicas. Se emplea para analizar el retorno de la publicidad y la efectividad de las políticas de marketing, como así también la optimización de la experiencia del cliente.

Se considera a la recolección de datos como la forma en que la empresa puede superar a sus competidores usando una base de información, el análisis detallado de la misma y una buena toma de decisiones basadas en información confiable. No hay que olvidarse que, para que la recopilación de datos sea realizada de forma correcta, es necesario tener estrategias efectivas en la ejecución.

✅ Ventajas de recolectar datos

Las ventajas de recolectar datos en una empresa son variadas, siendo las más destacadas las siguientes:

• Es posible comprender de manera más simple los datos cuantitativos y cualitativos para tomar decisiones. Estas decisiones pueden estar relacionadas con la estrategia comercial de la empresa, el avance de la competencia o el rendimiento de los trabajadores. También es posible verificar con certeza el impacto del establecimiento de objetivos nuevos o la gestión del capital humano.
• Las herramientas actuales permiten a las empresas identificar patrones y tendencias, conociendo así el grado de satisfacción del cliente por medio del entendimiento de sus hábitos y preferencias. La recogida de datos puede servir como una forma de almacenar y procesar grandes volúmenes de datos de forma mucho más eficiente y rentable que los sistemas tradicionales.
• La información que se obtiene puede es útil para hacer un seguimiento del rendimiento de un producto a lo largo del tiempo, lo que da a la empresa una ventaja competitiva en sus estrategias de marketing. Esto contribuye a la reputación y al éxito a largo plazo a través del aumento de la lealtad de los clientes.
• Es útil para diseñar y desarrollar productos personalizados y dirigirlos a segmentos específicos. Los datos recopilados pueden ayudar a las empresas a identificar gustos y costumbres de sus compradores, lo cual facilita de manera significativa el proceso de rediseño de la oferta en tiempo, dinero y esfuerzo.

😮 Métodos de recolección de datos

Existen varios métodos de recolección de datos, los cuales te mostramos a continuación:

Entrevistas

La entrevista es una herramienta útil para obtener información de calidad, puede incluir preguntas estructuradas, abiertas o mixtas. Una entrevista a fondo ayuda a los investigadores a obtener respuestas mucho más profundas y reales, comparándola con otros métodos de recolección de datos. La empatía es una gran herramienta para obtener mejores respuestas, ya que el entrevistador debe generar una relación con el entrevistado para lograr confianza.

Algunas recomendaciones para desarrollar buenas entrevistas son: realizar una amplia investigación previa, preparar preguntas concisas y respetar el silencio. Para lograr un análisis eficaz de los datos, los entrevistadores deben seguir una estructura clara y guardar toda la información recolectada sin manipular. Así, se puede obtener conclusiones reales y evidencias sólidas.

Cuestionarios o encuestas

Se trata de herramientas que ayudan a recopilar datos de una manera sencilla y organizada. Los cuestionarios se han utilizado durante mucho tiempo para recopilar datos, debido a su utilidad y facilidad de uso, existiendo varias técnicas para la creación de encuestas.

El proceso para recopilar datos de la manera más conveniente es:

• Establecer los objetivos de la encuesta. Esto ayudará a los investigadores a focalizar su atención en los datos específicos que se buscan recolectar.
• Redactar preguntas claras. Es esencial que se asegure que las preguntas sean claras, concisas e incluso con opciones de respuestas limitadas. Esto ayudará a los encuestados a responder las preguntas de modo más fácil. Es importante evitar realizar una cantidad excesiva de preguntas.
• Usar escalas de clasificación. Las escalas se emplean para obtener datos cuantificables que los encuestados responden a las preguntas. Esto ayuda a los encuestadores a obtener datos numéricos, exactos y organizados.
• Emplear opciones abiertas. Si se desea obtener un enfoque más social y expresivo de los datos, las respuestas escritas permiten captar opiniones relevantes.

Observación

Este método se asocia con el registro de anotar las observaciones en investigaciones o realización de estudios sin intermediarios. Las técnicas de observación de datos consisten en juntar información por medio de mediciones e identificando diferentes patrones que se hallan en el contexto estudiado.

Es necesario establecer un marco teórico que sirva para recolectar datos provenientes de fuentes reales de manera correcta. Esto involucra la definición de variables, una clasificación de los datos que se van a recopilar y la selección de herramientas adecuadas. Cuando se emplea la observación, es importante tener en cuenta el contexto en el que se ejecuta el estudio.

La tecnología juega un rol clave a la hora de recopilar datos mediante observación. Existen programas que pueden ayudar a recabar y almacenar datos de forma rápida y fácil de un proceso extenso y con muchos detalles, lo cual acelera los tiempos.

Opiniones de grupos

Los grupos focales, o focus groups, están formados por un pequeño número de personas que se reúnen para compartir sus percepciones y opiniones acerca de un determinado tema. Esta técnica de recolección de datos es útil para obtener perspectivas sobre un proyecto nuevo antes de que esté disponible para el público en general. Está comprobado que esta metodología permite obtener más información en menos tiempo y es más económica que otros métodos de investigación de mercado.

Pueden usarse para obtener opiniones sobre una campaña publicitaria, un producto o un nuevo concepto, entre otras cosas. Los grupos se conforman con personas bien definidas y responden preguntas abiertas acerca del tema determinado. También pueden evaluar ciertos elementos y ofrecer opiniones sobre la forma en la que podría mejorarse.

Fuentes abiertas

Una empresa puede explotar una amplia gama de fuentes abiertas para obtener información crítica. Estas novedades pueden provenir de organizaciones gubernamentales, universidades y de cualquier otra plataforma de internet que posea datos del sector de la industria. Para facilitar el trabajo, hay que tener en cuenta que existen herramientas de análisis que permiten procesar grandes volúmenes de datos para la toma de decisiones de forma eficiente.

Análisis del sitio web

Los resultados de estas herramientas de análisis permiten entender cómo los usuarios interactúan con un sitio web y cómo se comportan en todas las etapas de la transacción. Esta información es esencial para la estrategia de diseño y marketing de una empresa, ya que se puede entender cómo se usa la página y las tendencias que han influenciado su rendimiento.

Dentro de este tipo de recopilación de datos se incluyen las métricas para evaluar las necesidades del usuario, la usabilidad del sitio web, la conversión de leads en ventas, la rentabilidad de la inversión y otros factores de éxito, así como los criterios de diseño web. Los resultados de estos análisis ayudan a planificar la dirección de los servicios y a identificar áreas para mayores beneficios.

Formularios de contacto

Usar formularios para la recolección de datos es una excelente manera de establecer contacto con clientes potenciales y conseguir datos útiles. Gracias al uso de esta herramienta es posible obtener información necesaria para hacer un seguimiento rápido y eficaz de los clientes y los procesos de venta online.

Existen diferentes formas de crear formularios de contacto y automatizar la recolección de información, por ejemplo:

• Campos de entrada para solicitar nombre, dirección y correo electrónico.
• Menús desplegables para indicar las preferencias del usuario.
• Herramientas de integración con otros sistemas de la empresa para obtener más información del contacto.

Monitoreo de redes sociales

El monitoreo de Twitter, Instagram y Facebook, entre otras redes sociales, es una técnica de recolección de datos que permite a las empresas rastrear de manera eficiente a su audiencia en línea. Esta práctica incluye el análisis del contenido y las reacciones dentro de las plataformas de medios sociales. Gracias a estos datos, la empresa puede tomar decisiones acertadas en las diferentes etapas del marketing, desde el keyword research hasta los insights de comportamiento. Además de esto, los datos de monitoreo de redes sociales también ayudan a las empresas a descubrir tendencias para optimizar sus campañas y obtener el mejor rendimiento posible.

📝 ¿Cómo recolectar datos? Guía Paso a Paso

Si quieres saber cómo recolectar datos para tu empresa, vas a necesitar fijar el alcance de la investigación y el tiempo que le dedicarás a conseguir la información. Una vez que tengas estos parámetros establecidos, deberás continuar con este paso a paso: 

Establece los objetivos

Para instaurar una lista de objetivos es importante entender qué es lo que la empresa busca. Esto proporcionará la información necesaria para evaluar los resultados de la recolección, dejando de lado datos irrelevantes o que no estén relacionados con la toma de decisiones.

Identifica los medios más convenientes para recolectar los datos

Ten en cuenta que, para recopilar los datos, es valioso determinar los medios más eficientes para conseguir el éxito buscado. Esto quiere decir que, deberás decidir si vas a usar encuestas, entrevistas, observación de comportamientos u otra herramienta de recopilación, sabiendo que cada una proporciona una perspectiva diferente de la información. Por lo tanto, es fundamental tomarse un tiempo para ser objetivo y saber cuáles son los mejores medios para juntar los datos en una situación específica.

Diseña un plan para recolectar datos

Lo que deberás hacer a continuación es crear un plan de recolección para poder evaluar el cumplimiento de los requisitos acordados y satisfacer los objetivos de la empresa. Para esto, vas a tener que establecer un cuadro de mandos para controlar el progreso de la recopilación de información, ejecutando herramientas seguras y precisas. Por otro lado, al diseñar un plan de recolección vas a generar estándares para garantizar que la información que se recolecte sea la correcta.

Establece protocolos de seguridad

A continuación, vas a tener que definir cómo proteger los datos con protocolos estrictos que garanticen la seguridad. Tendrás que evitar el acceso no autorizado a los datos, generar restricciones y reglas en el uso de información. Es recomendable documentar todos los detalles para tener un backup en caso de que las reglas de seguridad sean violentadas. Supervisa y evalúa de manera regular el sistema de seguridad para asegurar que los datos estén protegidos de forma correcta.

Describe cada uno de los pasos

Establecer procesos para el registro de los datos recolectados implica definir las mejores formas de presentar y documentar los mismos. Esto significa que vas a tener que estructurar la recolección, describiendo los pasos involucrados en el proceso e informar a qué nivel deseas obtener los datos, qué herramientas vas a usar y cómo se crearán los flujos para que sean repetibles.

Realiza una auditoría

Establecer procedimientos de auditoría se refiere a establecer un conjunto de normas para verificar que los datos se recolecten con precisión, verificando la integridad y asegurando la relevancia de los mismos. Esto contribuirá a evitar la obtención de información incompleta, lo cual reducirá el índice de error y mejorará la exactitud de la recopilación de datos.

Comprueba la precisión de los datos recolectados

Verificar la precisión de los datos recolectados es un proceso crucial para garantizar que los datos obtenidos son precisos y confiables. Para asegurar esto, se recomienda establecer mecanismos que incluyan la revisión de documentos, consultas a expertos o entrevistas a informantes calificados. Una vez que los datos hayan sido revisados, es posible asegurar que todos los datos son consistentes y correctos.

Evalúa los resultados obtenidos

Este paso significa revisar los elementos que se han recopilado para confirmar si cumplen con los objetivos previstos. Gracias a esta acción, es posible aumentar la eficiencia del proceso de recopilación, asegurando que todas las conclusiones y decisiones basadas en los datos recogidos sean correctas. Se considera a esta etapa como una parte crítica del proceso de análisis de datos.

⚒️ Instrumentos de recolección de datos

Los instrumentos de recolección de datos son los elementos usados de forma digital o física para recabar la información requerida por la empresa. A continuación, vamos a mostrarte una lista con las herramientas más usadas en la actualidad, comencemos:

Instrumentos de recolección de datos para marketing

Los instrumentos de recolección de datos son esenciales para recopilar información valiosa que ayuda a entender mejor el mercado, el comportamiento de los clientes y cómo se desarrollan los productos de la empresa. Estos datos se usan para encontrar nuevas formas de promover y vender el servicio, mejorar la satisfacción del cliente e incluso, aumentar las ventas.

Entre los instrumentos de recolección de datos más comunes se encuentran: encuestas, estudios de mercado, seguimiento del comportamiento de los usuarios y descripciones de los grupos de edad, entre otros. Lo que hay que tener en cuenta es que, las herramientas que se elijan deben ser útiles para obtener información sobre el gusto de los clientes, el perfil de los compradores y los patrones de compra y, por otro lado, servir para crear campañas de marketing más efectivas y adaptar los productos a la demanda.

Por último, los instrumentos de recolección de datos también son útiles para medir el éxito de una campaña de marketing porque permite saber qué estrategias funcionan y cómo pueden mejorarse. Ayuda a medir la satisfacción del cliente con los productos y servicios de la empresa e identificar áreas para optimizar procesos.

Instrumentos usados en el departamento de atención al cliente

Los instrumentos de recolección de datos para el servicio de atención al cliente incluyen encuestas en línea, entrevistas y cuestionarios, entre otros sistemas. Son utilizados para recopilar datos que ayuden a determinar las necesidades específicas de los clientes, satisfacer sus reclamos o entender mejor su comportamiento, lo cual permite mejorar el servicio mediante la personalización de la atención.

Hay que tener presente que, el objetivo de diseñar e implementar un servicio de atención al cliente exitoso es identificar los problemas de los clientes, entender mejor sus necesidades y motivaciones, para ofrecerles soluciones adecuadas y pertinentes. Esto se puede lograr mediante el uso de los instrumentos que proporcionen a las empresas una imagen clara de sus compradores y los procedimientos que necesitan mejorar para alcanzar el objetivo.

Departamento de ventas

Se usan para recopilar datos del mercado, el comportamiento de los clientes y las tendencias de ventas para tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar la estrategia. Los instrumentos de recolección de datos pueden variar, desde encuestas e informes de la competencia, hasta estudios de mercado y medición de KPIs. Esto proporciona una imagen clara de cómo se está desempeñando el departamento y cómo se puede mejorar.

Las encuestas son ideales para recopilar datos sobre la satisfacción de los clientes, los atributos de productos y la opinión del público sobre la marca. Los informes de marketing pueden ayudar a identificar a la competencia, las tendencias de la industria y las estrategias de mercadeo efectivas. Los estudios de mercado permiten a los responsables de ventas analizar el mercado target y proporcionar información precisa sobre el comportamiento y los patrones de compra.

Y, por último, los KPIs permiten a los responsables de ventas medir los resultados a largo plazo y evaluar su desempeño. Esto ayuda a identificar problemas y proponer soluciones.

Producción

Con estas herramientas se obtienen información detallada y precisa de la actividad para trabajar en la mejora continua e identificar cualquier ineficiencia. Hay varios tipos de instrumentos que se usan para recopilar datos en el departamento de producción, tales como encuestas, pruebas de confiabilidad y muestreo aleatorio. La información obtenida es de gran utilidad para mejorar la calidad de los productos y los procesos de fabricación.

Otra herramienta importante es el análisis estadístico. Esta técnica recopila y analiza datos estadísticos sobre la fiabilidad, resistencia y demás características deseables de los productos. Gracias a ello, es posible informar cuáles son las acciones que pueden estar causando problemas, así como a ofrecer formas de corregirlas. Las herramientas de recolección de datos son vitales para la producción, ya que ayudan a obtener resultados efectivos.

Instrumentos empleados en el departamento de recursos humanos

Los instrumentos de recolección son una parte esencial para el diseño de programas de recursos humanos, por el hecho de que favorecen de manera significativa la eficacia de una empresa. Los datos recopilados contribuyen a comprender mejor el clima laboral, los patrones de uso de las herramientas, la calidad del trabajo, el entendimiento de cómo la diversidad afecta la fuerza laboral y la efectividad de los programas de capacitación para empleados.

Hay varios tipos de instrumentos de recolección de datos para departamentos de recursos humanos, los cuales incluyen: encuestas, entrevistas, evaluaciones del desempeño, análisis estadísticos y revisión de registros. La información que se obtiene es ideal para describir, explicar y predecir comportamientos sobre la fuerza laboral, los esfuerzos de reclutamiento, el entendimiento sobre la satisfacción del empleado, la eficacia de los programas de incentivos y muchos otros aspectos relacionados con el éxito de los negocios.

😎 Ejemplos de recolección de datos

A continuación, vamos a mostrarte seis ejemplos de recolección de datos para que puedas llevar a cabo esta tarea de manera profesional, echa un vistazo:

Método estadístico para un producto complementario

Como parte del proceso de investigación para el desarrollo de un producto complementario, es necesario recopilar datos y realizar un análisis de series cronológicas y correlación de los mismos. Esta información se utiliza para vincular diferentes factores y conocer mejor la evolución del producto y definir un objetivo de mejora continua.

Los resultados se usarán para una mayor comprensión de cualquier situación dada y para hacer predicciones precisas sobre la evolución del artículo. Por otro lado, estos datos se emplearán para establecer un objetivo de mejora del producto, identificar posibles problemas y hacer un seguimiento de su evolución.

Google Trends

Google Trends es una herramienta de recopilación de datos de fuente abierta que permite tener una visión clara de los temas más relevantes para tus usuarios. Gracias a ello, podrás construir estrategias más eficaces que se alineen con los intereses de tus clientes. Si necesitas saber qué temas están llamando la atención en internet, con esta herramienta de Google podrás elaborar gráficas y hacer análisis estadísticos para identificar tendencias.

Al usar Google Trends puedes recolectar datos de fuente abierta de manera sencilla y rápida, ya que los datos recopilados no están afectados por un sesgo, lo que los hace mucho más confiables. La herramienta te ofrece información sobre temas emergentes, incluyendo análisis a nivel regional o por país para que tengas una perspectiva global de un tema determinado. Además, esta herramienta te permite analizar los datos almacenados sugiriendo relaciones entre ellos para conocer mejor a tus clientes, entendiendo qué es lo que más los motivan.

Formularios en línea de Facebook

Esta herramienta no solo ayuda a conocer el comportamiento de los consumidores, sino también datos relacionados con su trabajo, intereses y más. Lo más valioso de este método es que no es complicado, solo debes seguir los pasos de la plataforma para acceder de forma rápida al análisis de la interacción que se genera con tu audiencia.

Para obtener estos beneficios tendrás que usar el Administrador de Páginas. Ingresa el nombre y la descripción que describan el tema y luego, escribe las preguntas en el formulario para captar información relevante para tu proyecto. Estas preguntas pueden estar en forma de casillas de selección, opciones de «multiple choice», áreas de texto o como menús desplegables.

Una vez que hayas generado el formulario, es el momento de publicarlo en tu página de Facebook. Para obtener un mejor rendimiento, considera anunciar el formulario como una publicación para que sea dirigida a usuarios específicos de tu interés.

Reportes de expertos de la industria

Si quieres tener una idea clara de cómo está el sector del mercado en el que participas, realizar una recolección de datos usando fuentes abiertas de reportes de expertos de economía puede ser una excelente manera de recabar el conocimiento que necesitas. Por medio de esta estrategia, puedes acceder a contenidos generados por especialistas, lo que te garantizará una información actualizada y fiable.

Ten presente que, esta tarea se basa en testimonios publicados en línea, y al ser de fuente abierta, resulta más barata que contratar una investigación privada. Las empresas se interesan en analizar el mercado porque los datos pueden servir como punto de partida para crear estrategias de marketing, producción y otros factores clave que afectan al negocio.

Monitoreo de redes sociales

El monitoreo de Twitter, Instagram y demás redes sociales es una de las formas más efectivas de conocer mejor a los usuarios. El objetivo que persigue esta herramienta es detectar opiniones para poder entender cuáles son los gustos, necesidades e intereses de los consumidores. Esto también permite identificar las tendencias que van surgiendo en el mercado.

En resumen, el monitoreo de RRSS es útil para tener información sobre componentes del mercado, el marketing y la marca. Los resultados obtenidos le permiten a la empresa hacer los cambios necesarios para mejorar su producto y ofrecer mejores servicios a sus clientes. De esta forma, se trabaja en la satisfacción de los clientes y se gana participación en el mercado.

Grupos focales para un nuevo producto

Para usar esta herramienta, durante la sesión de focus group, se pide al grupo que realice una serie de preguntas y que dé su opinión sobre el artículo. Estas preguntas abarcan desde la necesidad de tener el producto, si debe ser personalizado, el precio estimado y hasta la manera en que los usuarios pueden interactuar con el producto. Todo esto debe llevarse a cabo en un ambiente controlado.

Las respuestas darán una imagen detallada del bien y si será útil para satisfacer a los consumidores. El grupo focal resulta indispensables a la hora de desarrollar nuevos productos y ampliar la línea de producción. Lo más importante para tener éxito en esta tarea es estar atento a los comentarios de los expertos, a los detalles y ofrecer un lugar que minimice el sesgo y la desviación de opiniones.