Te diremos a continuación qué es y para qué sirve un cronograma empresarial. Vamos a explicarte de manera detallada las ventajas que tiene esta herramienta de gestión y cuáles son los pasos que tendrás que seguir para crear un cronograma para tu negocio como un verdadero profesional. Te recomendamos que no te pierdas los ejemplos de cronogramas que hemos elegido y que te pueden ayudar a segmentar las tareas y conseguir el objetivo planteado sin inconvenientes. Pero esto no es todo, también te daremos una lista con los mejores consejos para tu cronograma empresarial para que te ayude a no cometer errores. Vamos a ello.
🤔 ¿Qué es un cronograma empresarial?
Un cronograma empresarial es una herramienta de gestión que muestra un plan de proceso detallado y se utiliza para administrar y seguir el progreso de tareas. El gráfico de gestión de proyectos tiene un calendario completo con miembros clave del proyecto, obligaciones específicas, el presupuesto estimado y un detalle con las entregas de cada tarea.
Este instrumento gráfico es útil para asegurar que un equipo cumpla los objetivos del proyecto dentro de los límites de tiempo y el presupuesto especificado. También provee una visión a los patrocinadores del plan para asegurar que los objetivos se están cumpliendo.
📝 ¿Para qué sirve un cronograma?
Al ser una herramienta de planificación, permite a los gerentes, líderes de equipos y a otros profesionales organizar los proyectos mucho más fácil y rápido. Ayuda a distribuir de forma adecuada los recursos, estimular el trabajo, asignar responsables a cada tarea, conocer plazos de entrega y a garantizar que los objetivos se cumplan a tiempo. Un cronograma bien diseñado también es útil para medir el progreso, encontrar problemas a tiempo y asegurar la entrega de un producto o servicio de calidad.
✅ Ventajas de usar un cronograma
Las ventajas de usar un cronograma en una empresa son:
- Hace que los pasos del proceso sean visibles: el cronograma hace que los pasos necesarios para completar un proyecto sean fáciles de detectar, lo que facilita la planificación.
- Lista las prioridades del proyecto: ayuda a identificar y a enumerar las tareas más importantes, contribuyendo a que se completen primero.
- Empatiza a la gente y a equipos: los cronogramas permiten una mejor coordinación entre los miembros del grupo de trabajo, reflejando las tareas de las que serán responsables.
- Establece controles clave: determina controles clave para asegurarse de que el proyecto sea exitoso.
- Previene desviaciones: la herramienta de gestión detecta variaciones antes de que sucedan, lo cual permite ahorrar tiempo y recursos.
- Asegura una mejor comunicación interna: los cronogramas contribuyen a una mejor comunicación entre los miembros del equipo, lo que promueve una colaboración exitosa.
- Establece una línea base: esto sirve para medir el progreso de un proyecto y facilita la toma de decisiones.
- Aporta a la satisfacción de la demanda: ayuda a garantizar que el proyecto pueda cumplirse a tiempo y a satisfacer la demanda del cliente.
- Previene retrasos costosos: al tener un plan detallado del tiempo y los recursos necesarios para realizar un proyecto se minimizan los retrasos costosos.
- Establece una proyección de tiempo: el cronograma establece un plan de tiempo para llevar a cabo el plan. Esta es una herramienta invaluable para asegurarse de cumplir los plazos.
📝 ¿Cómo crear un cronograma para tu negocio? Guía Paso a Paso
A continuación, te diremos cómo crear un cronograma para tu negocio de manera profesional. Para ello, deberás seguir paso a paso nuestra guía:
Establece los objetivos del cronograma
Los objetivos del cronograma empresarial se establecen de acuerdo con las metas de la empresa. Estos deben ser comunicados dentro de la organización para asegurarse una ejecución eficiente y que estén definidos lo más preciso posible. Es importante indicar qué tareas se deben realizar, cuándo se deben completar y quiénes son responsables de su implementación.
Identifica los pasos para cumplir con la tarea
Establece una secuencia de trabajos para que tus objetivos se puedan cumplir con éxito. Para ello, deberás seguir este proceso:
- Asigna un período global de ejecución a cada tarea. Esto para asegurar que el trabajo sea completado dentro del límite establecido.
- Identifica puntos críticos dentro del proceso, los cuales, por lo general, llevan más tiempo ejecutarlos.
- Define las tareas a cada miembro de equipo de acuerdo con sus habilidades y conocimientos.
- Perfecciona el detalle de la tarea. Esto permitirá asignar recursos de forma efectiva y a preparar a los participantes para cumplir con la tarea.
Asigna plazos a cada etapa
Una vez que hayas identificado tus objetivos y establecido los pasos necesarios para alcanzarlos, tendrás que definir cuánto tiempo te llevará hacer cada tarea. A esto lo puedes medir por días, horas o turnos de trabajo, dependiendo de la naturaleza del proyecto. Si lo deseas, a este paso del cronograma lo puedes hacer con conocimientos propios o reuniéndote con las personas que conocen el tiempo necesario para cada tarea.
Considera los limitantes
Ten presente los factores que te ayudarán a evaluar los plazos anteriores para asegurarse de que son realistas. Estos son:
- Capital: ten en cuenta el presupuesto disponible para la realización de la tarea y asegúrate de contar con los recursos necesarios, como equipos o materiales.
- Talento: considera el conocimiento existente en el equipo y las habilidades de sus miembros para la realización de la tarea.
- Recursos: es necesario verificar que todos los recursos necesarios para llevar a cabo la tarea, como herramientas, equipos, software y materiales, están disponibles.
- Ambiente: identifica cualquier barrera ambiental que pueda afectar negativamente la realización de la tarea y trata de minimizar su impacto.
Determina un índice de progreso óptimo
En este paso tendrás que establecer un sistema de seguimiento de los resultados para proporcionar retroalimentación constante sobre el nivel de avance alcanzado en el plan. Al igual que otros factores, esta parte del proceso es subjetiva y dependerá de muchas variables para aplicar un valor determinado.
Comparte el cronograma con el equipo
Distribuye una copia del cronograma a todos los miembros del equipo para que ellos sepan qué hacer y cuándo. Luego, deberás ir revisando el grado de avance y corregir las desviaciones o justificarlas.
🤗 Ejemplos de cronogramas
Algunos ejemplos de cronogramas que puedes usar en el momento en que preparas tu propia herramienta de gestión son:
Lanzamiento de un producto
En este cronograma empresarial se puede ver el nombre de la tarea dividida en sub trabajos, los cuales son asignados a personas de los diferentes equipos. Al lado de la columna, se establecen el estado de progreso y el nombre de las etiquetas que sirve para hacer una búsqueda por filtros. Para finalizar, el calendario está ubicado en la derecha de la herramienta y muestra una división diaria.
Cronograma de obra
Este ejemplo es ideal para mostrar el avance que tiene la construcción de una casa. A diferencia de lo que ocurre con el ejemplo anterior, en este caso no se asignan las tareas a una persona determinada. Se hace hincapié en las diferentes tareas que están en cada una de las etapas de la construcción, lo importante para destacar en este gráfico es que las fechas se agregan al lado de la barra del avance.
Plan de capacitación de talleres para el mantenimiento de equipos
Es posible agregar en un cronograma para capacitar a los empleados del taller encargados del mantenimiento de equipo el siguiente cronograma empresarial:
| SEMANA I | SEMANA II | SEMANA III | SEMANA IV | SEMANA V | |
| Lunes | Introducción a los talleres de mantenimiento de equipos. | Reparación de equipos eléctricos. | Reparación de equipos de sonido y video. | Reparación de equipos de computación. | Resumen y evaluación del plan de capacitación. |
| Martes | Introducción a los componentes básicos de los equipos. | Diagnóstico de problemas en equipos eléctricos. | Diagnóstico de problemas en equipos de sonido y video. | Diagnóstico de problemas en equipos de computación. | Discusión de ideas para mejorar el mantenimiento de equipos. |
| Miércoles | Identificación de componentes electrónicos y su función. | Aprendizaje de características de seguridad para equipos eléctricos. | Aprendizaje de características de seguridad para equipos de sonido y video. | Aprendizaje de características de seguridad para equipos de computación. | Introducción a técnicas avanzadas de mantenimiento de equipos. |
| Jueves | Uso básico de herramientas de mantenimiento. | Práctica en la reparación de equipos eléctricos. | Práctica de reparación de equipos de sonido y video. | Práctica de reparación de equipos de computación. | Práctica de técnicas avanzadas de mantenimiento de equipos. |
| Viernes | Tecnologías aplicables al mantenimiento de equipos. | Estudio de casos de equipos eléctricos mal funcionamiento. | Estudio de casos de equipos de sonido y video mal funcionamiento. | Estudio de casos de equipos de computación mal. funcionamiento. | Discusión sobre la gestión de proyectos de mantenimiento de equipos. |
Elaboración de manuales de procedimiento en una empresa
Una organización que está implementando la estandarización de su estructura interna necesitará de manuales de procedimiento. Una buena idea para llevar a cabo este proyecto es realizar un diagrama empresarial utilizando el modelo de Gantt. Lo único que hay que hacer es colocar la secuencia de actividades en la columna izquierda e ir definiendo los días dentro del calendario. Hay que tener presente que las etapas de las tareas comienzan una vez que ha finalizado la anterior.
Proyecto para cumplir con la Responsabilidad Social Corporativa
Cuando una organización está comprometida con devolver beneficios a la sociedad, es importante crear proyectos de gran valor para el medio ambiente. Para ello, es conveniente organizar las actividades que serán destinadas a cada uno de los miembros de la empresa; por lo que, resulta favorecedor generar un cronograma de tareas para conseguir el éxito del proyecto.
Cronograma para mejora de calidad
Cualquier empresa que esté buscando una mejora continua, puede usar este documento, el cual ayuda a alinear los equipos, establecer objetivos y controlar el progreso de los cambios realizados para mejorar la calidad de los productos y servicios. Es posible encontrar en la columna izquierda la identificación de los objetivos, el diseño de un plan de acción detallado, las pruebas de implementación y el seguimiento de los resultados.
✨ Consejos para tu cronograma empresarial
Ten en cuenta estos consejos para tu cronograma empresarial:
Asegúrate de incluir descansos
Uno de los errores más comunes que comenten las personas que están comenzando en la elaboración de cronogramas para empresas es no incluir descansos adecuados en el programa y permitirles a los trabajadores tener tiempo libre cuando es necesario. Por tal motivo, es fundamental que agregues no solo los descansos semanales, sino también los diarios, dependiendo de la naturaleza de las operaciones. En algunos países, los feriados y días no laborales son varios durante el año, por lo que, también debes considerarlos.
Establece tiempos reales
Establece límites realistas sobre el tiempo que se dedica a cada actividad es crucial, pero para ello es necesario que tengas en cuenta los recursos con los que se lleva a cabo las tareas. Por ejemplo, si la empresa tiene equipamiento obsoleto o sin mantenimiento, es probable que los retrasos por reparación sean frecuentes. Debido a ello, en la asignación de tiempos para cada tarea debe estar incluido el tiempo en que el equipo está parado. A esto lo vas a solucionar cuando reemplaces el equipamiento o cambies la política de mantenimiento.
Revisa con frecuencia el calendario
El cronograma empresarial no es solo un dibujo que puede estar pegado en cualquier oficina, es una herramienta de gestión dinámica. Por lo que, debes tener presente su actualización para establecer desviaciones y corregir errores. Para ello, debe realizarse una revisión periódica del programa para asegurarse de que todas las tareas se completan a tiempo. Esto permitirá que los cambios necesarios se hagan de manera oportuna y eficaz.
Mantente flexible
A medida que las empresas evolucionan, es posible que el calendario también varíe. Por lo tanto, es importante estar preparado para efectuar cambios de vez en cuando para adaptarse a la situación. De lo contrario, todas las ventajas que otorga el uso de esta herramienta de gestión no estarán presentes para la empresa.
