Cómo crear un organigrama empresarial ▷ Guía Paso a Paso

Un organigrama empresarial es una herramienta de gestión que se utiliza para mostrar la estructura de la empresa y las relaciones entre sus empleados, departamentos y áreas, y se representan en un diagrama. Por tal motivo, te explicaremos a continuación para qué sirve este gráfico y cuáles son las ventajas de usar un organigrama empresarial. Pero esto no es todo, dependiendo de la estructura de la empresa y de sus necesidades, existen distintos tipos de organigramas que puedes emplear y aquí te enseñaremos a elegir el más conveniente. Por último, te daremos una guía con el paso a paso para crear un organigrama empresarial y definir la unidad de mando de cada puesto. Echa un vistazo.

🤔 ¿Qué es un organigrama empresarial?

Conocer qué es un organigrama empresarial te ayudará a gestionar mejor tu emprendimiento. Se trata de un gráfico que muestra la estructura formal que hay dentro de la empresa y las relaciones que hay en los diferentes departamentos y empleados. Esta herramienta ayuda a la administración a identificar la jerarquía de la compañía y cómo se relacionan todos sus departamentos. Los organigramas también se pueden usar para mostrar el nombre de los responsables de cada área y cómo se asignan los roles y funciones dentro de la empresa.

📝 ¿Para qué sirve un organigrama empresarial?

Un organigrama empresarial sirve para ayudar a los gerentes y directivos a entender mejor la estructura de la compañía, la relación formal que hay entre los departamentos y los roles y las responsabilidades asignadas a cada uno. También se usan para ayudar a identificar los procesos y flujos de trabajo, así como los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea. Esta herramienta también puede ser utilizada para explicar la estructura de la empresa a nuevos empleados o socios comerciales.

✅ Ventajas de usar un organigrama empresarial

Si quieres saber cuáles son las ventajas de usar un organigrama empresarial, solo debes continuar leyendo. Mira los beneficios de usar esta herramienta gráfica formal en tu negocio:

Facilita la toma de decisiones. Un organigrama empresarial proporciona a los gerentes una visión clara de la estructura de la empresa, lo que les permite tomar decisiones de manera más eficiente.
Contribuye al reclutamiento de nuevo personal. Un organigrama empresarial ayuda a los directivos a determinar qué tipo de persona necesitan contratar para cada posición. Esto les permite seleccionar con mayor seguridad a los postulantes que poseen las habilidades adecuadas para el trabajo.
Define responsabilidades. Cuando se emplea este gráfico formal de la estructura interna, los usuarios pueden conocer con facilidad quién es responsable de un área o departamento y cómo interactúan las diferentes divisiones entre sí. Esto garantiza una mayor eficiencia y evita confusiones en la unidad de mando.
Aumenta la motivación. Un organigrama empresarial ayuda a los empleados a comprender mejor el contexto de sus responsabilidades, lo que a menudo los motiva para trabajar con más entusiasmo.
Mejora la comunicación. Las empresas que usan esta herramienta visual tienen bien definidas las líneas de comunicación entre los diferentes departamentos, lo que mejora la colaboración y la productividad.

😎 Tipos de organigramas de empresa

Existen distintos tipos de organigramas que puedes usar en una empresa, presta atención al siguiente listado:

Informativo

Los organigramas informativos son diagramas que se utilizan para mostrar la estructura de una organización. Tienen como objetivo representar gráficamente la jerarquía de la organización, así como la relación entre los diferentes departamentos y cargos que componen la organización para comprender la estructura y la organización de una empresa. Los organigramas empresariales de este tipo pueden ayudar a los empleados a entender mejor el lugar que ocupan dentro de la organización y cómo funciona la misma.

Analítico

Son gráficos que se emplean para representar la estructura de una compañía y los diferentes roles y responsabilidades que cada uno de los miembros tiene de manera más detallada. Estos diagramas se usan para ayudar a identificar las relaciones entre los miembros de una organización y para asegurar que todas las personas entiendan sus responsabilidades. Pueden ayudar a mejorar la comunicación entre los miembros de una organización al aclarar cada una de sus funciones.

Vertical

Un organigrama vertical es una herramienta visual que muestra la estructura de una organización y cómo se relacionan sus diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, representados como una lista vertical o pirámide, con los niveles superiores ocupando una posición superior. El organigrama vertical generalmente muestra el título del puesto y la ubicación de cada miembro de la organización.

Horizontal

A diferencia del organigrama empresarial vertical, en este caso se presenta la estructura interna de la organización de modo vertical, colocando los niveles de trabajo autónomo desde la izquierda del gráfico. Los organigramas horizontales también se conocen como organigramas de funciones, ya que no muestran jerarquía de los puestos.

Jerárquico o funcional

Es el más usado por las empresas. Es una herramienta gráfica que muestra la estructura organizacional, los niveles y las relaciones jerárquicas entre los diferentes miembros de una organización. Esta herramienta se puede utilizar para mostrar las responsabilidades y las autoridades, así como para guiar a los nuevos miembros en su camino para conocer el flujo de trabajo. Esto se puede hacer a través del uso de diferentes símbolos, colores y formas. El organigrama jerárquico se puede usar para identificar los cargos clave en un negocio, así como para comprender la relación entre las personas y los departamentos.

De matriz

Un organigrama matricial es una estructura de organización empresarial en la cual los empleados tienen dos o más jefes. Esto significa que un trabajador puede tener un jefe principal y además recibir instrucciones de otros empleados de la empresa. Esta estructura permite a la compañía maximizar sus recursos al tener varios jefes que se encargan de tareas específicas. Un organigrama matricial se compone de jefes principales, líderes de proyectos y equipos de trabajo.

Es importante resaltar en este tipo de organigrama que:

Los jefes principales se encargan de supervisar los procesos de la empresa y de asegurar que los proyectos estén bien organizados.
Los líderes de proyecto se guían al equipo de trabajo en la dirección correcta para alcanzar los objetivos.
Los equipos de trabajo compuestos por los empleados se encargan de llevar a cabo las tareas asignadas por los líderes de proyecto.

Plano

Un organigrama plano muestra las relaciones entre los niveles de una organización o empresa, pero a diferencia de otros modelos, en este caso se expone la estructura interna sin mandos medios. Es decir, los niveles jerárquicos son dos, el del director y el de los empleados.

Divisional

Se emplea en empresas en las que las tareas y las responsabilidades se han asignado a diferentes divisiones. Estas divisiones pueden incluir áreas como producción, finanzas, ventas, recursos humanos, etc. El organigrama divisional puede mostrar la ubicación de los empleados en la jerarquía de la empresa.

En equipos

Un organigrama basado en equipos es una herramienta visual que muestra cómo se organizan los equipos de trabajo dentro de una empresa u organización. Generalmente, el organigrama se compone de círculos o rectángulos agrupados en jerarquías, con líneas entre ellos para indicar las relaciones entre los miembros del equipo. Estas líneas también pueden representar los flujos de comunicación entre los grupos. Esta herramienta de visualización ayuda a los líderes a comprender mejor cómo funciona su equipo, dónde hay potenciales problemas de colaboración y cómo pueden mejorar la productividad.

🤓 ¿Cómo crear un organigrama empresarial? Guía Paso a Paso

Te daremos a continuación una guía con el paso a paso que tienes que seguir para crear un organigrama empresarial como un verdadero experto, no te pierdas de ningún detalle:

Recopila todos los datos que puedas de tu empresa

Lo primero que vas a tener que hacer es reunir información que sea útil para confeccionar un organigrama que refleje la realidad de tu emprendimiento. Como ejemplo, puedes tomar estos puntos, pero los datos dependerán de tu situación en particular. Mira:

Lista de los puestos de trabajo, incluyendo sus responsabilidades y relaciones con otros trabajadores.
Cantidad de empleados por área.
Nombre de los jefes de cada departamento y cantidad de personas a cargo.
Análisis de manuales de funciones y puestos de trabajo.
Establecimiento de las jerarquías y los niveles de autoridad.
Descripción de los sistemas de comunicación, así como los canales de información disponibles, tanto formales como informales.
Definición de los procesos de toma de decisiones y los mecanismos de control.
Descripción de los sistemas de motivación, evaluación y desarrollo del personal.
Métodos para establecer los objetivos estratégicos y los planes de acción para alcanzarlos.
Relevamiento de planes de contingencia para superar los retos.
Diseño de programas de formación y capacitación para el personal.

Elige una plataforma para diseñar el diagrama

Existen muchas herramientas online o fuera de línea que puedes usar para crear tu primer organigrama. El trabajo de edición no es difícil, siempre que tengas conocimientos en informática, pero si quieres elegir una plantilla prediseñada los resultados también serán exitosos. Como ejemplo, tomaremos a PowerPoint de Microsoft como plataforma de diseño.

Decide sobre el tipo de organigrama que vas a usar

Tal como te mostramos antes, hay una gran variedad de gráficos que muestran la estructura formal de una empresa. Te recomendamos que escojas la más conveniente para tus necesidades, teniendo en mente el tamaño de tu proyecto. En caso de que no sepas cuál tomar, elige siempre el tipo jerárquico o funcional.

Crea tu organigrama empresarial

Teniendo presente el ejemplo, el paso que tendrás que hacer es abrir PowerPoint en tu computadora y seguir estos pasos:

Haz clic en Nueva presentación de PowerPoint.
Dirígete al menú Insertar y selecciona SmartArt.
A continuación, escoge el tipo de organigrama que deseas usar.
Agrega títulos y descripciones a cada uno de los cuadros.
Pulsa en cada cuadro y agrega los nombres de los miembros de tu equipo.
Cambia el color y el estilo de la forma, esto te va a ayudar a destacar los niveles jerárquicos.
Si es necesario, personaliza la posición de los cuadros y centra la alineación del texto.
Guarda la presentación para compartirla y ¡listo!

✨ Ejemplos de organigramas empresariales

A continuación, te daremos una lista con los mejores ejemplos de organigramas para empresas:

Coca Cola Company

El organigrama de Coca Cola refleja una estructura escalonada y jerárquica, esto significa que hay una clara división de responsabilidades entre los diferentes niveles de la organización. La estructura también refleja una jerarquía de autoridad, con el Presidente de la compañía en la parte superior y, en los niveles inferiores, incluyen a los jefes o de área, gerentes de producto y gerentes de operaciones. Estos puestos están conectados con los niveles superiores y reciben directivas desde arriba.

Al mismo tiempo, el organigrama de Coca Cola también refleja una estructura de departamentos. El organigrama incluye departamentos como Marketing, Finanzas, Recursos Humanos y Producción. Estos departamentos tienen gerentes responsables de supervisar sus tareas, proporcionando a la compañía una estructura para organizar su trabajo y asegurarse de que todas las áreas sean operativas y funcionen correctamente. En general, el organigrama de Coca Cola refleja un alto nivel de organización y control, asegurándose de que los empleados cumplan con las metas establecidas. Esto es esencial para el éxito de la compañía.

Mercado Libre

Es un diagrama visual que muestra cómo se organiza la empresa, desde los principales líderes hasta el personal de operaciones y los directivos de cada departamento. Esto permite a los encargados de la empresa comprender rápidamente la jerarquía y la responsabilidad de cada miembro del equipo.

También muestra la colaboración entre los departamentos, permitiendo una mejor comunicación entre los equipos para la coordinación de proyectos. Además, el organigrama de Mercado Libre facilita el proceso de asignación de tareas y promueve una mayor productividad para lograr los objetivos de la empresa.

Pemex

El organigrama de Pemex es una herramienta visual que muestra la estructura jerárquica de la empresa, la cual está organizada en diversos niveles de responsabilidad de sus empleados. El gráfico de la estructura interna de la empresa petrolera muestra claramente los diferentes niveles jerárquicos, desde la Dirección General, las subdirecciones hasta los empleados de línea. Esto ayuda a los trabajadores a entender mejor el papel de cada uno dentro de la organización, así como los procesos y procedimientos que deben seguir para alcanzar los objetivos y metas de la compañía.

La representación gráfica de la estructura interna también ayuda a los empleados a entender cómo los diferentes departamentos se relacionan entre sí y cómo se pueden utilizar los recursos de manera eficiente. Además, el organigrama de Pemex permite a la empresa aumentar la productividad de sus empleados y optimizar sus procesos para mejorar su rendimiento general.

McDonald’s

El organigrama de McDonald’s refleja la forma en que se distribuyen las responsabilidades de la empresa y demuestra cómo se establecen las jerarquías. El nivel más alto lo ocupa el Director Ejecutivo, seguido por el Consejo de Administración, después los vicepresidentes ejecutivos, los gerentes regionales y los gerentes de área. Estos últimos supervisan a los gerentes de locales y a las operaciones que ocurren en los mismos, cada gerente de restaurante tiene a su cargo a los supervisores de turno, que se encargan de la operación diaria de los restaurantes. Abarca también a los trabajadores de la línea de producción, los preparadores de comida y los empleados del servicio al cliente.

Por otro lado, se incluye a los departamentos de apoyo. Estos grupos se encargan de la contabilidad, el mercadeo, la tecnología de la información, la investigación y el desarrollo, así como los departamentos relacionados con la seguridad. Todas las divisiones trabajan en conjunto para asegurar, cada una desde su lugar, que los restaurantes McDonald’s funcionen de forma correcta.

😊 Consejos para crear un organigrama de empresa

Antes de crear tu propio organigrama para el proyecto comercial que tienes, mira estos consejos que te ayudarán a no cometer errores:

Completa todas las etapas de la creación de un organigrama

Cuando vayas a generar tu primer esquema gráfico de la estructura formal de tu empresa es fundamental que no saltees ningún paso que te mencionamos en los puntos anteriores porque, de lo contrario, el éxito de trabajo no estará garantizado.

Te recomendamos que sigas este proceso:

ETAPA	TAREA
Establece los objetivos de tu empresa	Determina los objetivos de la empresa y crea un plan de acción para lograrlos. Esta etapa también te ayudará a determinar las necesidades del proyecto y a establecer sus estructuras de liderazgo.
Identifica las posiciones	Establece todas las posiciones clave de la empresa, incluyendo cargos directivos, gerencia y supervisión. Gracias a ello, podrás determinar quién asumirá cada responsabilidad y a quién dirigirá para alcanzar los objetivos.
Determina la estructura de liderazgo	Diseña la estructura de liderazgo de la empresa para identificar quién está al cargo de cada departamento, así como quién reporta a quién.
Diseña el organigrama	Utiliza una herramienta de diseño para crear el organigrama de tu proyecto. Esto te permitirá visualizar la estructura con más facilidad y conocer las relaciones que existirán.
Actualiza el organigrama	Mantén el organigrama actualizado a medida que la empresa crece, esto te ayudará a reflejar los cambios y tomar buenas decisiones.

Elige una buena segmentación de departamentos

La segmentación de los departamentos en un organigrama es esencial para mantener una buena organización y una estructura de trabajo eficiente, lo cual ayuda a establecer límites claros y facilita la administración de los recursos, la delegación de tareas y la colaboración entre los departamentos.

Este tipo de elección permite a los gerentes monitorear mejor el rendimiento de los empleados y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos. Además, la segmentación de los departamentos también facilita la identificación de problemas y la búsqueda de soluciones.

En entornos empresariales cambiantes, tener una buena departamentalización es crucial, ya que ayuda a los líderes a identificar rápidamente problemas y a buscar soluciones adecuadas para mantener un buen desempeño. De todo esto se desprende que, en el organigrama tienes que definir los departamentos, agrupándolos en diferentes áreas y decidiendo qué equipo de trabajo hará cada tarea.

Algunos ejemplos comunes de departamentos incluyen:

Finanzas: control de los ingresos y gastos de la empresa.
Recursos Humanos: para reclutar, contratar, capacitar y desarrollar el capital humano de la empresa.
Ventas: se encarga de atraer clientes y generar ingresos para la empresa.
Diseño: destinado a desarrollar productos y servicios para satisfacer las necesidades de los clientes.
Producción: es el responsable de la fabricación de los productos de la compañía.
Operaciones: encargado de la logística, la distribución, el transporte y el almacenamiento de los productos y servicios de la empresa.
Tecnología: mantiene los sistemas informáticos de la empresa y desarrolla nuevas tecnologías.
Servicio al Cliente: se encarga de atender las necesidades de los clientes y resolver sus problemas.
Mercadotecnia: promueve y comercializa los productos y servicios de la empresa.

Define bien la unidad de mando

En algunas empresas es necesario que un trabajador tenga dos o más jefes, mientras que en otras esto puede ser perjudicial. La unidad de mandos es una estructura clave en cualquier organigrama, ya que es responsable de la toma de decisiones, la dirección, la gestión de recursos, el diseño de políticas y procedimientos y la coordinación de los equipos de trabajo para alcanzar sus objetivos.

El tipo de unidad de mando proporciona la estabilidad necesaria para asegurar que cada uno de los trabajadores de la organización se mantenga enfocado en la misión y los objetivos de la empresa por medio de una estructura clara. Ten en cuenta que, la unidad de mandos asegura que todos los trabajadores de la organización estén alineados con los objetivos y los valores de tu emprendimiento; por lo que, no debes dejar de lado este factor dentro del organigrama, tratando de no superponer tareas.

Crea un organigrama empresarial intuitivo

La importancia de tener un organigrama intuitivo para entenderlo es esencial en cualquier organización. Es fundamental que diseñes un esquema que pueda comprenderse de una manera rápida y sencilla, esto te servirá para transmitir la cultura organizacional más fácil y a que todos los integrantes sepan en qué lugar de la estructura están y cuál es su jerarquía dentro de la compañía.

Te recomendamos que uses plataformas online de edición para generar tu propio organigrama, ya que sus diseños están pensados para comprender con más facilidad las relaciones entre los departamentos y cargos, aumentando así la eficiencia en el trabajo de tus equipos. Ten en cuenta que, al generar un organigrama intuitivo, tendrás una herramienta que ayuda a identificar posibles problemas de comunicación y flujo de trabajo.

Elige el mejor tipo de organigrama según tus necesidades

Es crucial que elijas el mejor tipo de organigrama para tu emprendimiento porque ayuda a representar de forma eficaz la estructura de la organización, los flujos de trabajo y las responsabilidades de los empleados. Gracias a ello, podrás transmitir con facilidad los objetivos de la empresa y mejorar la productividad, reduciendo el tiempo de toma de decisiones.

El organigrama también facilita la comunicación entre los empleados y mejora la motivación, por lo que, no debes tomarte este punto a la ligera. Por lo tanto, elegir el más conveniente tipo de organigrama es un paso importante para el éxito de una organización competitiva, lo cual no debe fallar en tu proyecto.

Ten presente los organigramas de empresas exitosas

El organigrama de una empresa reconocida se diferencia en la cantidad de departamentos a los que tiene acceso, pero esto no quiere decir que no puedas aplicarlos en tu proyecto comercial. Una empresa exitosa suele tener una estructura más amplia y organizada, con departamentos específicos para las áreas de marketing, finanzas, recursos humanos, operaciones, investigación y desarrollo, entre otros. Estas divisiones están organizadas de manera jerárquica, con una fuerte interdependencia entre ellas para asegurar que la empresa funcione de modo eficiente.

En cambio, una empresa no reconocida puede tener una estructura más simple, con menos departamentos y objetivos poco definidos, siendo ese el punto en donde debes intervenir. Esto te ayudará a conseguir una organización más productiva y a estar preparado para afrontar los cambios del mercado, tal como lo hacen las grandes corporaciones.

¿Cómo crear un organigrama empresarial? Guía Paso a Paso