El método Kaizen se utiliza para mejorar los procesos de la empresa de forma constante y sostenida. Se basa en pequeños cambios continuos y se centra en el empleado, mejorando su conocimiento y habilidades para alcanzar la eficiencia. Si quieres saber más acerca de qué es el método Kaizen y para qué sirve, te invitamos a que continúes leyendo hasta el final. Vamos a hablar sobre cómo funciona la metodología japonesa y cuáles son las ventajas que obtiene una empresa cuando la pone en práctica. Por último, encontrarás una guía con el paso a paso que tendrás que seguir cuando quieras aplicar “las 5S” del método de Kaizen en tu negocio. No te pierdas de ningún detalle para llevar a tu empresa a la mejora continua, empecemos.
🇯🇵 ¿Qué es el método Kaizen?
El método Kaizen es una filosofía de mejora continua que surge en Japón y se deriva de los términos «kai – 改» (cambio) y «zen – 善» (mejorar). El propósito de esta técnica oriental es buscar mejoras incrementales a través de la participación de los empleados y una cultura de autoevaluación para identificar oportunidades de mejora. Gracias a ello, es posible reducir la variación en los procesos mediante la eliminación de desperdicios y la maximización de la eficiencia.
Puede ser aplicado a procedimientos y operaciones en todos los niveles de una organización para aumentar la productividad global. Está diseñado para ayudar a los responsables de las empresas a alcanzar un mayor nivel de consistencia y productividad, mediante pequeñas correcciones en diferentes partes de un proceso. Se caracteriza por centrar la atención en mejorar los niveles de calidad y rendimiento, eliminar los procesos innecesarios, reducir los costos y trabajar con un pensamiento más práctico.
🤔 ¿Para qué sirve el método Kaizen?
La metodología de Kaizen sirve para impulsar mejoras profundas en los procesos dentro de una organización utilizando el poder del trabajo en equipo. Para ello, es necesario fortalecer el potencial de capacidades que ayuden a mejorar los resultados dentro de una empresa, estimulando y alentando a todos los miembros a conseguir mejoras notables.
Esto se logra realizando pequeñas mejoras en el trabajo diario, lo que conduce a grandes mejoras en la eficiencia, productividad y calidad en el largo plazo. Es importante tener presente que, el método Kaizen hace que las mejoras de procesos no sean solamente una tarea de los líderes, sino un compromiso de todos los miembros de una organización.
🤓 ¿Cómo funciona el método Kaizen?
El método Kaizen funciona a través de principios, los cuales son:
Establecer actitudes y un ambiente de mejora y de asumir responsabilidad
Todos los miembros de la organización deben trabajar para mejorar siempre.
Hacer pequeños cambios
Aumentar la eficiencia y los beneficios a través de varios pequeños cambios, en lugar de una gran variación radical.
Utilizar el pensamiento creativo
Los individuos deber tener en cuenta todas las áreas de mejora posibles.
Tomar decisiones de forma rápida y ejecutar acciones
Esto implementará los cambios de forma rápida y eficiente.
Establecer objetivos y medir los resultados
Este principio se orienta en la evaluación de la eficacia de los cambios y ver si se están alcanzando los objetivos.
Usar herramientas de calidad
Las herramientas ayudan a identificar y solucionar problemas que impiden el logro de la mejora.
Promover una cultura continua de la mejora
Todos los miembros de la organización deben comprometerse con la mejora de la calidad y el rendimiento.
Mejorar la colaboración con otros
Obtener ayuda de los expertos para identificar las necesidades y de esta manera, lograr mejores resultados.
Utilizar la retroalimentación
Los cambios no deben ser llevados a cabo sin la revisión y el ajuste adecuados. Esto ayudará a asegurar que las variaciones sean rectificadas en el tiempo justo.
Apostar por la iniciativa y la motivación de los trabajadores
Los empleados deben sentirse motivados para alcanzar los objetivos y apoyar el éxito de la organización.
✅ Ventajas del método Kaizen
Las ventajas del método Kaizen son:
- Contribuye a la mejora continua. El método Kaizen se basa en el principio de mejora continua, lo cual anima a los empleados a analizar cada problema para llegar a una solución rápida y óptima. Esto significa que hay menos tiempo y energía dedicados a buscar soluciones a corto plazo, lo que ahorra dinero.
- Se puede aplicar por medio de pequeñas variaciones. Los cambios implementados se efectúan de manera responsable para minimizar los riesgos y la inversión. Además, amplifica los niveles de aceptación de la organización.
- Mejoras sostenibles. Esta técnica está diseñada para identificar y mejorar los procesos en la organización y asegurar mejoras sostenibles.
- Aumento de productividad. La metodología Kaizen ayuda a mejorar la productividad al eliminar pasos innecesarios, proporcionando entrenamiento especializado y optimizando el uso de mano de obra y materiales.
- Mejora la colaboración interna. El método Kaizen promueve la colaboración de todas las partes interesadas en la organización con el fin de lograr mejores resultados.
- Se enfoca en el cliente. La orientación al cliente, promovido por el método Kaizen, ayuda a toda la organización a entender mejor los desafíos y necesidades de los consumidores y a superar sus altas expectativas.
- Reducción de costos. El enfoque centrado en la mejora de la calidad de los procesos utilizados en el sistema de producción reduce el tiempo y los recursos necesarios para realizar un trabajo determinado. Esto significa que hay menos mano de obra y menos gastos en materiales.
- Aumenta la calidad del producto. Al mejorar la eficiencia de los procesos y, por tanto, la calidad de los productos, se aumenta el nivel de confianza tanto de los clientes como de los proveedores. Esto mejora también la imagen de la marca.
- Fomenta el compromiso. Al involucrar a los empleados en el proceso de mejora de la calidad de los productos, estos se comprometen con las acciones hechas. Por lo que, el nivel de motivación entre los empleados aumenta de modo considerable.
- Incrementa la flexibilidad. El enfoque centrado en los procesos alienta a la empresa a ser más reactiva ante los cambios del mercado. Esto significa que la compañía puede adaptarse mejor a las variaciones externas.
😊 ¿Cuáles son las 5 s del método Kaizen?
La filosofía de Kaizen también se la conoce como “Método de las 5 S”, debido a los cinco principios que mantiene el proceso de mejora continua. Mira a continuación cada uno de ellos:
Seiri – Clasificación
Seiri es una técnica de clasificación en el método Kaizen que significa ordenar, se centra en determinar cuáles son los elementos necesarios en un área de trabajo y cuáles son los instrumentos superfluos que pueden ser eliminados. En el método Kaizen, la primera fase de Seiri inspira orden y organización en un área dada, lo que facilita la mejora posterior y la optimización de la productividad. Esta técnica se compone de 4 pasos principales: priorización, eliminación de elementos superfluos, clasificación y vigilancia.
Seiton – Organización
Involucra la reorganización y la reubicación de herramientas y equipos para aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo. Seiton es uno de los cinco principios de la filosofía y se utiliza para asegurar un sitio de trabajo organizado en una instalación donde los empleados pueden acceder a las herramientas, maquinarias y materiales con facilidad y eficacia. Esto se logra eliminando o reduciendo el desperdicio de tiempo, energía y materiales mediante la organización sistemática y estandarizada de los procesos. Permite a todos los involucrados comprender el lugar de trabajo en cuestión, presentando una apariencia limpia y ordenada, lo que mejorará la seguridad, la productividad y la calidad.
Seiso – Limpieza
El proceso de limpieza es planteado con el fin de mejorar la calidad visual y la cantidad de recursos. Implica que todos los individuos relacionados con el negocio continúan realizando pequeñas mejoras cada día para mantener un alto nivel de limpieza y evitar el desorden. Se integran algunas prácticas, como el análisis de problemas, la optimización, la mejora continua y la reducción de desperdicios para llevar a cabo una limpieza de alta calidad. Esto permite a las empresas mejorar la productividad, al mismo tiempo que reduce los costos de operación.
Seiketsu – Estandarización
La estandarización en el método Kaizen se refiere al proceso de establecer y documentar los procedimientos para llevar a cabo los cambios implementados por el Kaizen. También incluye la identificación y la eliminación de pasos no necesarios en los procesos, así como el aseguramiento de métodos para la evaluación de los resultados de los cambios. Seiketsu es una parte fundamental de la mejora de procesos porque provee una forma medible de seguimiento para los proyectos y mantiene una consistencia para que los cambios implementados estén siempre alineados con los objetivos establecidos. De esta forma, la estandarización asegura que todos los miembros de un equipo tengan el mismo conjunto de reglas y procedimientos para llevar a cabo una tarea, lo que se traduce como reducción de costos y mayor productividad.
Shitsuke – Mejoramiento constante
Se refiere a incorporar disciplina y una actitud responsable para lograr un flujo continuo de mejoras. Shitsuke es el último principio del método, se refiere a la disciplina necesaria para mantener los cambios implementados por Kaizen. Como tal, Shitsuke apunta a seguir prácticas establecidas y orientadas al proceso para asegurar su cumplimiento continuo. Para aplicar Shitsuke, los empleados necesitan mejorar la cultura y los procedimientos de la empresa para garantizar la uniformidad y el cumplimiento de los patrones fijados. Esto equipará a toda la organización con un lenguaje idéntico, el mismo acuerdo general y la misma motivación para implementar cambios.
📝 ¿Cómo aplicar el método Kaizen en un negocio? Guía Paso a Paso
Te daremos a continuación un paso a paso sobre cómo aplicar el método Kaizen en un negocio sin cometer errores:
Identifica las áreas de tu negocio que se beneficiarían con el método Kaizen
Lo primero que deberás hacer es decidir en qué sector de la empresa vas a comenzar a aplicar la metodología. Los departamentos pueden ser los siguientes:
- Recursos humanos. El método Kaizen enfatiza la importancia de la participación y la comunicación entre los empleados para asegurar que el personal está comprometido con los principios de mejora continua.
- Compras. Se puede utilizar la filosofía Kaizen para mejorar la eficiencia en los procesos de compra al intentar reducir los costos generales, aumentar la calidad de los proveedores utilizados y evaluar el desempeño de los vendedores.
- Procesos operativos. Aplicando Kaizen en los procesos de producción, es posible lograr mejoras en la calidad, en el flujo de trabajo eficiente, reducir los tiempos ociosos y minimizar los desperdicios.
- Marketing. La filosofía oriental ofrece la posibilidad de ser aplicada en la promoción y publicidad de la marca. Esto incluye identificar áreas de oportunidad de mejora en los esfuerzos de marketing y conseguir cambios para lograr una mejor participación.
Estudia el proceso existente en cada área
Lo que hay que hacer ahora es trazar un flujo de trabajo desde el punto de entrada hasta el punto de salida para analizar los procesos actuales y buscar formas de mejorarlo. Esto implica ajustar, implementar y establecer prácticas mejoradas.
En cuanto a los procedimientos específicos de Kaizen para cada área de un negocio, estos son algunos ejemplos:
- Producción. Desarrollo de procesos o herramientas mejoradas para optimizar la fabricación, como la implementación de un diseño óptimo de línea.
- Recursos humanos. Analizar las prácticas de contratación, formación del personal y los programas de incentivos.
- Logística. Desarrollar procedimientos de distribución mejorados para favorecer al control de inventario, así como los medios para reducir los desgastes y los tiempos de entrega.
- Finanzas. Crear planes de presupuesto más eficientes para gestionar los costos y optimizar el capital.
- Servicio de atención al cliente. Vas a tener que integrar sistemas y herramientas para mejorar el servicio, así como actualizar estándares para garantizar la satisfacción del cliente.
Determina los objetivos específicos para el proceso estudiado
Estos objetivos deben ser específicos para asegurar que el equipo de trabajo esté enfocado en mejorar un área específica del proceso. Los objetivos pueden incluir la reducción de desechos, la simplificación de los pasos del proceso actual, un mejor uso de los recursos o un aumento en la eficiencia. Recuerda que, al establecer objetivos específicos para el proceso estudiado, los individuos tendrán una base sólida para diseñar y ejecutar sus planes de mejoras.
Reúne al equipo y comparte tus ideas para mejorar el proceso
Crea un equipo Kaizen de líderes de proyecto comprometidos y pregúntales si tienen ideas para mejorar el flujo de trabajo. Es importante que, estos líderes deberán encabezar el proceso de reflexión interna para identificar los motivos, descubrir problemas y desarrollar soluciones.
Comienza a hacer mejoras probando cambios pequeños a cada paso del proceso
Esta estrategia es conocida como trabajo piloto. Después de probar los cambios, rastrea los resultados para ver qué ha funcionado bien y qué aspecto no tuvo el efecto que se esperaba. Utiliza herramientas como diagramas de flujo de proceso, Pareto, Ishikawa y otros para analizar y mejorar las tareas.
Pide una retroalimentación
Es fundamental solicitar un feedback del equipo sobre la forma de mejorar los resultados obtenidos. Esto ayudará a identificar las áreas en las que necesita corregir puntos adicionales.
Implementa tu diseño mejorado
Una vez que el diseño esté pulido, estás en condiciones de lanzar la nueva versión del proceso. Asegúrate de monitorear los resultados y, cuando sea necesario, sigue mejorando las operaciones. Establece indicadores de desempeño o KPIs para medir y monitorear el progreso de mejora de los procesos.
🤩 Ejemplos de empresas que usan el método Kaizen
Mira los siguientes ejemplos de empresas que usan el método Kaizen en su cultura organizacional:
Starbucks
La cadena de tiendas en todo el mundo, Starbucks, aplica Kaizen al crear un plan estratégico para mejorar la satisfacción del cliente, minimizar los costos del personal y simplificar los procesos de preparación de bebidas. Además, la filosofía oriental asegura que todas las decisiones sean tomadas de forma estratégica para mejorar el negocio. Por ejemplo, cuando Starbucks lanzó la aplicación móvil, todos sus empleados se capacitaron para utilizarla de forma correcta. De ello resultó una mejor experiencia para los clientes y la reducción de costos internos de la empresa.
Samsung
El método Kaizen es uno de los principios en la gestión de calidad que se emplea con éxito en Samsung desde hace mucho tiempo. Se centra en la mejora continua y en la optimización de la calidad y el rendimiento. El método Kaizen de Samsung ha tenido un gran impacto en su cultura porque se han implementado varios procedimientos para garantizar que los productos cumplan con los altos estándares de calidad. Estos procedimientos incluyen la revisión de los productos por parte de expertos, la evaluación de los materiales usados y el envío de artículos a laboratorios independientes para asegurar su integridad.
Ford
La filosofía de Kaizen se pone en práctica a través de una serie de procesos, tales como: planeación de calidad, el diseño de la fabricación y el control de gestión. Estas prácticas ayudan a Ford a crear productos de mayor calidad, mientras se produce de manera más eficiente. Se fomenta el trabajo colaborativo y el compromiso con la mejora por medio de la participación de los empleados en la identificación de problemas de calidad, el desarrollo de soluciones y la prueba de nuevos procesos.
Nestlé
La empresa multinacional elige el método Kaizen en sus operaciones para hacer crecer la productividad y calidad de sus procesos. La intención es simplificar la producción, reducir los costos de fabricación y aumentar la calidad de los artículos, fomentando la colaboración entre trabajadores y los proveedores. Además, los empleados de Nestlé se animan a proponer mejoras creativas y se les otorgan incentivos para promover nuevas ideas. Así, esta empresa ha logrado reducir los tiempos de producción con el mapa de cadena de valor, asegurando la calidad de los productos.
Toyota
Kaizen es el método elegido de mejora continua en los sistemas de producción de Toyota. Usa un enfoque incremental para la mejora de la productividad, eficiencia y calidad de los coches, el cual se orienta en correcciones pequeñas y continuas a través de la participación de todos los empleados, desde los niveles más altos hasta los más bajos. Gracias a ello, Toyota mejoró sus procesos de producción, logrando una mayor calidad a menores costo y tiempo.
Coca Cola
El método Kaizen se utiliza en la empresa Coca Cola para mejorar la calidad de sus productos y procesos de logística. La compañía usa la filosofía japonesa para implementar mejoras en la producción y en la satisfacción del cliente, establecimiento normas de calidad estándar. Por otro lado, se tiene muy en cuenta en la cultura organizacional así como el óptimo aprovechamiento de los recursos, la eliminación de procesos superfluos y la reducción de costos. De esta forma, Coca Cola aplica el método Kaizen desde la producción hasta la distribución.
