Facturación electrónica: ¿Qué es y cómo se hace?

La facturación electrónica en Colombia es un requisito exigido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de nuestro país. Por lo tanto, si quieres cumplir con las regulaciones impositivas vigentes, te recomendamos que continúes leyendo hasta el final. Te explicaremos qué es la factura electrónica y para qué sirve este instrumento. Vamos a hablar sobre quiénes están obligados a facturar y cuáles son los requisitos que deberás cumplir para estar al día con el ente recaudador. Pero esto no es todo, te diremos los pasos que tendrás que hacer para generar tu facturación electrónica de DIAN de manera gratuita y sin errores. No te pierdas de ningún detalle.

🤔 ¿Qué es la factura electrónica?

Si eres un sujeto alcanzado por la legislación regulada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es importante que sepas qué es la factura electrónica en Colombia. Se trata de un comprobante digital emitido por medio de un software, el cual tiene que estar aprobado por la DIAN. Este instrumento público permite identificar al emisor y receptor de la factura, como así también a la operación efectuada.

📝 ¿Para qué sirve la facturación electrónica?

La facturación electrónica, regulada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o DIAN, sirve para emitir comprobantes en línea de operaciones venta de productos o servicios. Este sistema permite a ambas partes a cumplir con las obligaciones fiscales vigentes y permanecer dentro del ámbito legal. Los contribuyentes que elijan este sistema avalarán sus operaciones para ser consideradas “legales”.

👨‍💼 ¿Quiénes están obligados a facturar?

Te contaremos a continuación quiénes están obligados a facturar según las disposiciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia:

• Personas jurídicas que tengan como giro normal de sus negocios la enajenación de bienes o servicios.
• Las personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3500 Unidades de Valor Tributario de la Ley 1111 de 2006.
• Aquellas personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4000 Unidades de Valor Tributario.
• Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3500 Unidades de Valor Tributario, pero que tengan más de un local comercial para la explotación de su actividad; vendan o presten servicios de bienes intangibles; y, usuarios aduaneros.
• Todas las consignaciones e inversiones que sean superiores a 3500 Unidades de Valor Tributario.
• Todos los contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación o RST.

En la actualidad, para el año 2023 el valor en pesos de cada Unidad de Valor Tributario es de $42.412; teniendo en el 2022 una valoración de $38.004.

✅ Ventajas de la facturación electrónica DIAN

Presta atención a las ventajas de la facturación electrónica DIAN que vas a conseguir para tu comercio:

Favorece a una declaración automática

Todas las operaciones que se realizan por medio de la facturación electrónica quedan registradas en la base de datos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Esto permite acceder al resumen de los datos para efectuar las declaraciones impositivas relacionadas con los ingresos del contribuyente.

Es difícil de falsificar

La facturación electrónica de la DIAN emite un documento, digital e impreso, que contiene elementos que son difícil falsificar. Esto se debe a que el código QR y la numeración están relacionados de manera directa con el contribuyente emisor del documento, evitando así cualquier tipo de adulteración.

No es necesario contar con un software de facturación

Si bien es cierto que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ofrece la posibilidad de elegir entre 3 tipos de software para facturar de manera electrónica, con la plataforma de facturación gratuita de la DIAN no deberás pagar nada, solo tendrás que ingresar a la página oficial y seguir los pasos necesarios. Las otras alternativas disponibles son un software propio y a través de un aliado o proveedor tecnológico.

Optimiza las búsquedas de documentos

Al estar digitalizadas las facturas, la búsqueda de documentos emitidos se hace más rápida. Esto quiere decir que, con solo ingresar a la plataforma se accede a la base de datos para que, por medio de diferentes filtros de búsqueda, el contribuyente puede ver la factura electrónica deseada. Para ello, podrá elegir parámetros distintos; por ejemplo: el número de comprobante, la fecha, el nombre del destinatario o el importe, entre otras cosas.

Administra la gestión de manera eficiente

No solo es posible optimizar la búsqueda de documentos, sino también el software gratuito de facturación DIAN permite configurar el sistema para agrupar clientes y productos de una manera muy rápida. Esto ayuda también a la emisión de notas de débito y notas de crédito para tener con una contabilidad precisa.

Facilita el intercambio de documentos

Al tener la factura digitalizada, la entrega de la misma se puede realizar por diferentes canales. Esto hace que el cliente la reciba de manera inmediata, aun sin estar presente en el local comercial.

Disminuye los costos administrativos

La factura electrónica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no requiere la impresión en papel del documento, lo cual favorece de manera significativa a disminuir los gastos de librería.

Genera confianza en el comprador

Cuando un proyecto comercial tiene la posibilidad de emitir una factura electrónica de la DIAN transmite confianza y respalda la operación para estar encuadrada en un marco legal. Esto es muy bueno para atraer clientes que se sentirán seguros cuando estén efectuando la compra.

✏️ ¿Qué requieres para facturar electrónicamente?

Te diremos qué requieres para facturar electrónicamente en Colombia, teniendo presente las regulaciones de la DIAN:

Pertenecer al grupo de contribuyentes obligados a facturar

Para facturar de manera electrónica en la DIAN, es necesario estar incluido en uno de los siguientes grupos:

• Ser una persona jurídica que se dedique a la enajenación de bienes y/o servicios.
• Las personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a $148.442.000.
• Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a $168.648.000.
• Minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos menores a $148.442.000, pero que posean más de un establecimiento; se dediquen a la enajenación de bienes intangibles; y, los usuarios de la aduana.
• Operar con consignaciones e inversiones que sean superiores a $148.442.000.
• Estar dentro del grupo de contribuyentes RST, o sea los que optaron por el Régimen Simple de Tributación.

Elegir un software o facturador electrónico

El software que puedes elegir para emitir tus facturas electrónicas puede ser: un programa informático propio, un proveedor tecnológico recomendado por la DIAN o el sistema de facturación gratuita de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Tener un certificado digital de firma

Este documento se tramita en el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) para acreditar la veracidad de los datos de la persona. Se lo puede conseguir por medio de tres alternativas disponibles.

🤓 ¿Cómo generar facturas electrónicas gratuitas DIAN? Guía Paso a Paso

Si quieres saber cómo generar facturas electrónicas gratuitas con la plataforma de la DIAN, solo tendrás que continuar leyendo. Te mostraremos a continuación el paso a paso que tienes que hacer:

Ingresa en el sitio de la DIAN

El primer paso de nuestra guía para generar facturas electrónicas DIAN sin pagar nada es entrar en la página oficial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Para ello, deberás escribir esta URL en tu navegador de confianza.

Regístrate como OFE

Una vez dentro de la página oficial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales tendrás que desplazar la pantalla hasta hallar la opción Factura electrónica. Debajo de la herramienta encontrarás un menú en el cual tendrás que hacer clic en Habilitación. Puedes elegir si deseas registrarte como empresa o persona, por lo que deberás ingresar a panel de Administrador y pulsar en la opción que quieras.

Ingresa al Sistema de Factura Electrónica

A continuación, haz clic en el botón Entrar y completa el formulario con todos los campos obligatorios, recuerda tener acceso a la dirección de correo electrónico que estás ingresando porque te llegará un Token Acceso DIAN. La dirección de mail es la misma que informarte cuando te registraste en el RUT. Abre el correo electrónico y utiliza el enlace que te permitirá acceder al Sistema de Factura Electrónica.

Dirígete al ambiente de habilitación del Sistema de Facturación Electrónica y registra el facturador

El ambiente de habilitación es un sistema de prueba en donde podrás configurar todos los comprobantes antes de emitir el primer documento que tendrá validez legal. Para ello, tendrás que elegir el módulo del menú principal Registro y habilitación y luego presionar en Documentos Electrónicos. A continuación, pulsa en el botón Registrar, ubicado en la parte inferior de la pantalla. Cuando termines cierra sesión para dirigirte al modo operación.

Asocia el modo de operación (Catálogo)

Una vez que estés registrado como Facturador Electrónico, lo que tendrás que hacer a continuación es asociar la solución gratuita de facturación como el método elegido de la facturación electrónica de venta. Esto lo podrás lograr ingresando en el menú, presionando en la opción Registro y habilitación /Documentos Electrónicos y haciendo clic en Factura Electrónica.

Configura tu modo de operación

Cuando termines de completar el formulario o del facturador electrónico tendrás que hacer clic en Configurar modo de operación. Esto te llevará a una nueva pantalla en donde deberás seleccionar el botón Solución Gratuita y luego, finalizar el proceso pulsando en Asociar.

Obtén el Certificado digital

Dentro del panel de opciones del Sistema FE encontrarás la herramienta Solución Gratuita. Accede a la misma hasta que se desplace el menú y después, haz clic en Ingreso. A continuación, pulsa en Solución Gratuita para obtener el Certificado digital. Esto te servirá para firmar los documentos de manera electrónica y emitir los comprobantes.

Configura los rangos de numeración de tus Facturas Electrónicas de Venta, Notas de Débito y Notas de Crédito

Una vez que en condiciones recibas tu Certificado digital ya estarás en condiciones de personalizar tu comprobante de factura electrónica gratuita de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Lo único que deberás hacer es acceder al sistema de Solución Gratuita de FE y presionar en el botón Factura Electrónica.

A continuación, dirígete a la pestaña Configuración y haz clic en Rangos de numeración. Cuando se abra la nueva pantalla, deberás elegir el orden de numeración manual que se configura para generar las notas de débito y de crédito y también los eventos de las facturas electrónicas de venta. Esto lo podrás hacer pulsando en el botón de la esquina inferior derecha de la pantalla, llamado Crear nuevo +.

Personaliza la información del comprador o adquirente

Para efectuar esta tarea tendrás que hacer clic en Crear nuevo +, dentro del menú Adquiriente/Comprador. A continuación, completa los campos del nuevo formulario con toda la información solicitada por el software de gestión para la emisión de facturas electrónicas.

Configura el concepto Producto/Servicio

Al igual que ocurre con el paso anterior, lo que deberás hacer ahora es personalizar el rubro Producto/Servicio para dar de alta tus bienes o servicios que prestas. Pulsa en la función Crear nuevo + y luego completa los filtros de búsqueda. Una vez que termines, haz clic en el botón Guardar.

Genera la primera parte de la factura electrónica de venta por medio del sistema de Solución Gratuita DIAN

Accede al sistema y haz clic en Facturación electrónica. Esto te permitirá elegir dentro del siguiente menú la opción indicada:

• Formulario Factura Electrónica de Venta 
• Formulario Factura Electrónica de Venta – AIU
• Formulario Factura Electrónica de Venta – Exportación 
• Formulario Factura Electrónica de Venta – Mandato 
• Formulario Factura Electrónica de Contingencia 

Si vas a elegir la factura electrónica de venta, deberás hacer clic en la misma para que se despliegue una pantalla llamada Datos del documento. Vas a tener que completar:

• Fecha de emisión.
• Fecha de vencimiento.
• Tipo de operación.
• Prefijo.
• Orden de compra.
• Fecha de orden de compra.
• Método de pago.
• Tipo de negociación.

Controla la información del vendedor

En nueva pantalla Datos del Emisor/Vendedor vas a encontrar toda la información relacionada contigo. Verifica la razón social, la responsabilidad tributaria, el código postal y los restantes datos del formulario. Si necesitas agregar algo podrás utilizar la sección Notas.

Agrega los datos del comprador

Dirígete a la sección 3, llamada Datos del Adquiriente/Comprador. Completa el tipo de documento y el nombre del comprador, a esto último lo deberás hacer por medio de la lupa, ya que los datos están cargados de manera automática desde los pasos anteriores, el de la configuración del comprador o adquirente.

Escribe los detalles de producto o servicio que vas a facturar

Presiona en la lupa del campo Descripción y selecciona el producto o servicio que indicaste en el proceso de personalización que ya hiciste en los pasos previos. A continuación, deberás agregar los siguientes datos: 

• Precio Unitario.
• Descuentos y Recargos.
• Gratis, en este caso se usa cuando otorgas bienes como muestras gratis.

Configura el tamaño de la representación gráfica de la Factura Electrónica de Venta

Lo último que te quedará por hacer es ingresar a la sección número 11 y presionar en el botón Formato, el cual se refiere a la representación gráfica.

Emite la factura electrónica con el sistema de Solución gratuita de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN

El paso anterior te permitirá previsualizar cómo quedará tu factura. En caso de que verifiques que toda la información es correcta tendrás que hacer clic en el botón Firmar y Guardar para poder emitir tu comprobante electrónico.