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Control de inventario: ¿Qué es?

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El control de inventario no solo te servirá para mantener la salud financiera de tu emprendimiento, sino también para ser más eficiente y competitivo en el mercado. Por tal motivo, te explicaremos a continuación qué es el control de inventario y cuáles son las diferencias que puedes encontrar entre uno físico y un contable. No te pierdas los detalles de cada tipo de sistemas de control de inventario que te diremos y presta atención a nuestra guía sobre cómo hacer un control de inventario de modo experto. Por último, verás algunos ejemplos de administración de existencia y conocerás una lista con las mejores plataformas para el manejo de mercancía en depósito. Echa un vistazo.

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Descubre todo acerca del control de inventario.

¿Qué es el control de inventario?

Si quieres tener éxito en tu negocio debes conocer qué es el control de inventario. Esta es una actividad que se realiza de forma física y digital para saber con precisión las cantidades de todos los productos que existen en los diferentes almacenes de la empresa. Para ello, se ejecutan técnicas para disminuir los costos de mantenimiento y de pedidos, esto ayudará a optimizar las operaciones y también a maximizar las ganancias. 

Existen diferentes tipos de inventarios, los cuales varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Por ejemplo, en una industria es posible encontrar inventarios de materia prima, productos en proceso y productos terminados. Mientras que en una empresa que cuenta con una tienda online, es probable hallar inventarios de productos ofrecidos para el comercio digital e inventarios de artículos para venderlos en los locales físicos.

Diferencias entre inventario físico vs. inventario contable

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Es común encontrar diferencias entre inventario físico y el inventario contable, mira a continuación cuáles pueden ser las causas que originan este tipo de variación cualitativa o cuantitativa: 

  • Proceso de control de inventarios. Las diferencias que se producen por errores en la ejecución del control de inventario son más frecuentes de lo que muchos creen. Para no tener variaciones en el stock físico, es necesario preparar los depósitos, ordenar sus pasillos y registrar todos los comprobantes que están pendientes en el departamento de contabilidad. Esto hará que las existencias sean las más reales posibles y estén actualizadas para que las diferencias no existan.
  • Conteo mal realizado. Es uno de los errores más frecuentes que se producen cuando se hacen los inventarios físicos. El encargado de ejecutar el inventario físico suma o multiplica mal las unidades sueltas, o las que están en cajas y pallets. Por lo que será necesario volver a efectuar la tarea.
  • Error en la identificación de los modelos de dos o más productos. Ocurre este tipo de error cuando la persona encargada de seguir el conteo, confunde el modelo de un artículo por otro y contabiliza más unidades en uno y un faltante en los otros. La solución para este caso es hacer de nuevo el conteo ocular del inventario en el almacén o en el depósito en el que esté la mercancía involucrada.
  • Ventas no registradas. Es común encontrar diferencias en el inventario físico y contable cuando se produjeron ventas recientes que todavía no fueron entregadas al cliente. Esto quiere decir que, la persona encargada de llevar adelante el inventario tiene en sus registros más unidades que el departamento de contabilidad porque esta última área emitió una factura que disminuye su estado, pero que todavía no impacta en el inventario físico. Para resolver esta diferencia es necesario separar los artículos que deben ser entregados al cliente y luego volver a hacer el conteo.
  • Compras no contabilizadas. Al igual que ocurre con las ventas, es común encontrar el ingreso al depósito o los almacenes de mercancías que todavía no fueron registradas en el departamento de contabilidad. Esto genera un mayor stock físico, lo cual se puede solucionar enviando las facturas de compra y los remitos al área de contaduría para que ajuste el stock virtual.
  • Ajustes contables y mal efectuados. Existen diferentes tipos de ajustes que se deben realizar en el stock contable, por lo general son informados por el departamento de auditoría o necesitan autorización de alguna persona responsable para registrar esta decisión. Las causas y el origen del error pueden ser variados, por lo que la solución es anular el ajuste mal confeccionado.
  • Bajas en el inventario que no corresponden. Esto sucede porque existen productos que se evaporan, se rompen o se producen perdidas por extravío. En muchas ocasiones, se llevan adelante estos ajustes para mantener una igualdad entre lo físico con lo contable, pero por algún error del área administrativa ese número puede ser mayor al correcto, lo cual genera diferencias en el futuro.
  • Inclusión de unidades para devoluciones al proveedor. Este puede ser un ejemplo de un error de ajuste, pero es frecuente que suceda y hace que sea necesario detallarlo de forma individual. En algunas empresas la devolución al proveedor es habitual y tienen un área dentro del depósito o almacén para llevar todos los artículos que serán entregados al proveedor de los mismos. Si esta mercadería no se encuentra en ese sector, la persona que realiza el conteo físico la tomará como unidades disponibles para vender, lo cual provocará una diferencia entre el stock y la contabilidad.
  • Mercadería en tránsito. Este concepto se refiere al traslado que realiza la empresa entre diferentes sucursales y al igual que ocurre con la mercadería para devolver al proveedor, es recomendable tener un sector específico para este tipo de tratamiento de productos. La diferencia surge cuando el empleado que lleva a cabo el inventario cuenta estas unidades como propias del depósito, lo cual genera una diferencia contable inmediata.
  • Incorporación al stock de artículos que no pertenecen a la empresa. En algunas ocasiones el transporte que manda el proveedor puede descargar productos que no corresponden a la organización y pertenecen a otro comprador. Cuando se proceda a hacer el inventario, todas estas unidades serán tenidas en cuenta y generará una diferencia, ya que en el departamento de contabilidad no estarán incluidas en el stock porque nunca tendrán la factura para su ingreso.
  • Productos para ser reparados. Existen artículos que pueden necesitar la reparación de alguna de sus partes, para lo cual se hace una orden contable para sacarlos del stock apto para la venta. Si la persona que ejecuta el inventario físico las cuenta generará una diferencia contable que debe ser tratada con rapidez para evitar retrasos y pérdidas en las garantías de los productos.
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Tipos de sistemas de control de inventarios

Existen diferentes tipos de sistemas de control de inventarios, los cuales permiten adaptarse mejor teniendo en cuenta las operaciones de las distintas empresas. Conoce a continuación cada uno de ellos:

PEPS 

Esto significa que el primer producto que entra es el primer artículo que sale para su venta, para ello es necesario identificar con precisión los bienes cuando ingresan a los almacenes de la empresa. Este método de inventario es muy usado en bienes perecederos. 

UEPS 

El último artículo que entra es el primer producto que sale para ser vendido. Al igual que ocurre con el método anterior, es necesario tener un control preciso del ingreso de la mercancía para conocer cada lote de bienes. Es frecuente el uso de este control de inventarios en aquellos organismos en los que desean mantener el control de los costos de adquisición, ya que los últimos establecerán un importa actualizado y es el que se tomará como referencia. 

PPP 

El precio promedio ponderado es un método en donde se obtiene un average entre el precio de cada artículo por su cantidad en existencia y luego se divide a ese importe por el stock total. El resultado que se consigue permite la valuación del inventario multiplicando ese costo promedio por el total de las unidades en existencia. Por lo general se emplea este método en empresas en donde no hay gran diversidad de artículos. 

ABC 

Se utiliza este método para valuar el stock de mercancía teniendo en cuenta tres categorías. Se asigna la clase A los productos que representan el 20% de la existencia y son los que más movimientos de rotación tienen. La categoría B se destina a aquellas unidades que tienen una rotación media y representan el 30 a 40% de los inventarios, mientras que la clasificación C se guarda para productos con baja rotación y que representan entre el 40 y 50 % del total de existencias.

Justo a tiempo 

Conocido también como el método “Just in time”. Lo que se busca con este tipo de inventario es reducir el costo de mantener mercancía en los almacenes, por medio de un aumento en la cantidad de pedidos que logran mantener la menor cantidad posible unidades en los depósitos. Esto hace que las pérdidas por rotura y demás disminuyan de forma considerable. 

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Elige el tipo de control de inventario que mejor se ajuste a tu negocio.

Cíclico 

Existen empresas que desean encontrar a tiempo las inconsistencias, esto hace que se las pueda corregir de manera inmediata. Por tal motivo, utilizan este método, el cual consiste en tener una cierta regularidad de inventarios ejecutados de manera estadística en cada uno de los grupos que componen el universo de los productos.

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¿Cómo hacer un control de inventario? Guía Paso a Paso

Si quieres conocer cómo hacer un control de inventario como un verdadero profesional, mira nuestra guía con el paso a paso que debe seguir: 

  1. Registra todos los comprobantes. Lo primero que tienes que hacer es cargar en el sistema todas las facturas de compra que te mandaron los proveedores, esto te permitirá aumentar el stock y actualizarlo para evitar las inconsistencias. Además, tendrás que emitir los comprobantes de venta que estén pendientes para bajar las unidades los productos. No debes olvidar ajustar las diferencias que surjan por conceptos contables.
  2. Ordena el depósito. Es un error común el pesar un control de inventarios sin realizar una limpieza previa de los almacenes y sin acomodar la mercancía en sus respectivos lugares. Esto ayudará a no contar dos veces el mismo producto y a encontrar con rapidez la mercancía que se necesita observar. Dentro de este proceso debes despejar los pasillos y guardar en cajas y pallets todas las unidades que estén sueltas. 
  3. Planifica el conteo. Para no perder tiempo y contar de forma efectiva, es necesario hacer una planificación previa con un cronograma y croquis para asignar la tarea a una o más personas. Gracias a esta acción estarás seguro de que abarcarás de manera ordenada todas las unidades existentes en el almacén. 
  4. Diseña formularios. Es relevante que utilices planillas que sean versátiles para agregar productos que no se encuentran en un listado asignado. Esto detectará errores en el ordenamiento del depósito y posibles variaciones de stock que podrían surgir en la comparación con la registración contable. 
  5. Lista los productos. Lo que deberás hacer ahora es delegar tareas a las personas encargadas del conteo físico, para lo cual tendrás que asignar una lista impresa a cada una con el nombre de los artículos a recontar. Es recomendable no agregar la existencia que aparece en la contabilidad, porque esto puede ocasionar errores si no se cuenta de forma correcta. 
  6. Imprime la existencia de mercancía según la contabilidad. Es el momento de emitir un listado con todos los productos que existen en los depósitos, teniendo en cuenta las registraciones contables. 
  7. Compara las diferencias. Este paso puede reemplazar al anterior, ya que se necesita ingresar de manera manual los resultados que obtuvieron las personas responsables de hacer el conteo. Esto dará lugar a un análisis que determinará con rapidez las diferencias positivas y negativas de la mercancía. 
  8. Analiza las variaciones y realiza el ajuste correspondiente. Lo último que te quedará por hacer es volver a contar los artículos en los que tuviste diferencias detectadas en el paso anterior. Corrige los errores por mal conteo y ajusta las variaciones que no pueden justificarse de manera administrativa operativa.
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Ejemplos de control de inventarios

Mira estos ejemplos de control de inventarios para que no cometas errores:

Precio promedio ponderado

Una empresa cuenta con 3 productos AA, BB y CC. El precio de compra de los mismos es $5, $10 y $15 respectivamente. Y la existencia en almacenes de cada uno es: 100 u; 130 u y 180 unidades.

  1. El cálculo de la valuación de cada artículo es:
  2. AA = 100 x 5 => $500
  3. BB = 130 x 10 => $1300
  4. CC = 180 x 15 => $2700

Total valuación de inventarios => $4500

  • Número de unidades en existencia => (100 + 130 + 180) = 410
  • Precio promedio ponderado => (4500 / 410) = $10,98
  • Esto implica que el inventario de los productos, según el método PPP es:
  • AA = 100 x $10,98 => $1098
  • BB = 130 x $10,98 => $1427
  • CC = 180 x $10,98 => $1975

Valuación de inventarios con PPP y por redondeo => $4500

Primero que ingresa es el primero que sale

La empresa tiene los mismos bienes que el ejemplo anterior, pero los compró en las siguientes fechas del mismo año:

  1. AA => 07 de enero
  2. BB => 12 de diciembre
  3. CC => 18 de septiembre

Esto quiere decir que, el primer producto que saldrá a la venta es AA, cuando se acabe se venderá el CC y, por último, el BB. Gracias a este detalle, es posible calcular el costo de la mercancía vendida en los diferentes momentos.

Último entrado, primero vendido

Si se tiene en cuenta el ingreso de los mismos artículos y se desea controlar el inventario de acuerdo con el método UEPS, la empresa debería vender sus productos en este orden:

  1. BB => 12 de diciembre
  2. CC => 18 de septiembre
  3. AA => 07 de enero

Con esta información, es posible la valuación del costo de la mercancía de forma rápida.

Plataformas para el control de inventario

Si no quieres realizar de modo manual los cálculos que te mostramos en el punto anterior, puedes elegir herramientas que harán el trabajo por ti. Presta atención a las plataformas para el control de inventarios que puedes elegir, según tus necesidades:

Dynamics 365 Business Central 

Una de las mejores plataformas para el control de inventario es la que ofrece Microsoft para empresas pequeñas y grandes. Se trata de una aplicación de pago en la cual puedes disfrutar de una prueba gratuita para conocer las herramientas que te permitan operar de forma más inteligente en el manejo de la mercancía que permanece en los depósitos. Para acceder a sus beneficios tendrás que ingresar a este enlace y luego presionar en el botón Pruébelo gratis. 

El soporte técnico no es la única ventaja que conseguirás con una suscripción de pago, también contarás con funciones que te ayudarán a optimizar la gestión financiera y a acelerar los procesos de venta para ofrecer un mejor servicio a tus clientes. Una manera de optimizar la gestión de los almacenes es conocer la velocidad que tiene el tránsito dentro y fuera de tu empresa, por lo que será necesario que profundices en el uso de esta función si quieres tener éxito en tu emprendimiento. 

Odoo 

Si estás buscando un software moderno para gestionar tus almacenes, no dudes en elegir a esta herramienta como tu principal aliado para el desarrollo de tu comercio. Se trata de un programa de gestión de almacenes que lo puedes operar desde internet para acceder a una vista general y también detallada de la mercancía en existencia en los distintos depósitos que tienes distribuidos en cualquier área geográfica. 

Accede desde tu computadora a la página oficial y haz clic en el botón Empieza ahora. ¡Es gratis! Desde el panel de control podrás obtener reportes completos que te ayudarán a tomar decisiones para mantener la eficiencia de los depósitos. Puedes crear tableros y personalizarlos de acuerdo con tus necesidades para conocer la trazabilidad del inventario de tu negocio. Es una de las plataformas más recomendadas por los expertos, ya que su diseño intuitivo permite que sea usado en cualquier nivel operativo de tu organización. 

Inventory Control 

Otra plataforma de control de inventario fácil de emplear en cualquier tamaño de empresa es Inventory Control. Consiste en un software con mantenimiento actualizado para sincronizar de forma automática los movimientos que surgen en los depósitos. Si deseas impulsar el comercio electrónico, presiona en la función ¡PRUEBA GRATIS! De la página principal para conocer las herramientas que te ayudarán a trabajar como un verdadero experto. 

Podrás conseguir informes personalizados para tener una visibilidad precisa y en tiempo real del inventario. Además, es posible utilizar la gestión de SKUs para simplificar la identificación de los productos y evitar errores que pueden producir pérdidas importantes de dinero y tiempo. En caso de que necesites hacer ajustes de existencia y de precios, solo tendrás que entrar en el dashboard y luego elegir una función para hacer los cambios en un solo paso. Si deseas mantener una visibilidad centralizada de almacenes tendrás que habilitar esta opción para que elijas qué nivel de la organización puede acceder a esta información.

Si tienes algún comentario sobre Skydropx o quieres conocer un poco más sobre nosotros puedes escribirnos directamente a hola@skydropx.com, todo el #team estaremos encantados de poder apoyarte.

Autor

Experto en Marketing desde 2006. Fanático de Android y redes sociales. Manejo herramientas audiovisuales que complementan mi trabajo.

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