¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa? Guía Paso a Paso

Si estás por emprender tu propio proyecto comercial o ya tienes un negocio en marcha, es importante que sepas qué es la contabilidad empresarial. Debido a ello, te explicaremos a continuación, y de manera detallada, cuál es el objetivo de la contabilidad y de qué se encarga este método de registración. Te enseñaremos por medio de una guía, el paso a paso que tendrás que hacer para aprender a manejar la contabilidad de una empresa como un verdadero experto. No te pierdas el detalle de las herramientas para contabilidad que puedes conseguir en internet y así logres registrar tus operaciones sin inconvenientes. Por último, te daremos una lista con consejos para llevar la contabilidad de tu empresa y no cometer errores en el intento. Echa un vistazo a todo lo que hemos preparado.

🤔¿Qué es la contabilidad empresarial?

La contabilidad es un método de registro que utilizan las empresas para conocer con precisión la disponibilidad de efectivo, saldo de las cuentas bancarias, las deudas por cobrar que tiene, la mercancía para vender y los bienes de uso. Por otro lado, se usa para establecer el monto de la deuda que posee con proveedores a corto y largo plazo y la cantidad de aportes que hicieron los accionistas.

Pero esto no es todo, la contabilidad en empresas se usa para conocer el flujo de fondos, saber el estado de resultados y exponer la información de la evolución del patrimonio de una manera simplificada y estandarizada.

Las características que tiene la contabilidad empresarial son: 

• Es un sistema de registración homogéneo el cual permite comparar la información entre dos o más empresas.
• Existen normas que estandarizan la forma de anotar los diferentes elementos de la contabilidad.
• Puede hacerse de forma manual o electrónica, siendo esta última forma la más utilizada en la actualidad.
• Este método es requerido por las entidades bancarias, organismo de contralor y el fisco para conocer datos relevantes de la organización.
• Se registra de manera duplicada, es decir, se emplea el método de partida doble en el cual el importe del débito debe ser igual al importe del crédito.
• Los activos tienen saldo deudor, mientras que los pasivos tienen saldo acreedor, al igual que el patrimonio neto.
• Las cuentas de resultado se funden a fin de año. Esto quiere decir que no trascienden al siguiente ejercicio.
• Los ingresos se acreditan y los egresos se debitan.
• La contabilidad sirve para conseguir préstamos, financiación y conocer, entre otras cosas, la tasa de retorno para compararlo con el costo de oportunidad.

Existen diferentes estados que se usan dentro de la misma expresa. Entre los más frecuentes están: El estado patrimonial, el de resultados, el de balance de sumas y saldos, el de flujo de efectivo y la evolución del patrimonio neto. Esto puede ir cambiando de país en país, legislación local es la que establece los tipos de libro que deben tener cada organismo dedicado al comercio.

¿Cuál es el objetivo de la contabilidad?

El objetivo que persigue la contabilidad es registrar todas las operaciones que suceden dentro de la empresa para agruparlas, exponerla en un esquema estandarizado y poder compararlas. Gracias a ello es posible tomar decisiones de gestión que ayuden a alcanzar las metas del plan de negocio.

💡 Importancia de la contabilidad de una empresa

La contabilidad de una empresa es una herramienta de información que se utiliza para que los directivos puedan tomar decisiones para corregir desviaciones y alcanzar los objetivos planteados. Los estados financieros preparados por la contabilidad ofrecen una visión general de los ingresos, gastos, activos y pasivos de la compañía, lo cual es esencial para el proceso de toma de decisiones.

Gracias a ello, es posible conocer qué productos o servicios ofrecer, cuándo aumentar la producción, en qué momento ampliar el negocio y cómo invertir. La contabilidad también es importante para la preparación de impuestos y auditorías externas, lo que ayudará a la empresa a mantener un alto nivel de transparencia financiera.

🧮 ¿De qué se encarga la contabilidad de una empresa?

Presta atención al siguiente listado porque te explicaremos de qué se encarga la contabilidad de una empresa, empecemos:

• Se encarga de llevar registros precisos y completos de los ingresos, gastos, activos y pasivos de la compañía.
• Confecciona los estados financieros, los cuales ayudan a los directivos a tomar decisiones.
• Se encarga de liquidar impuestos para cumplir con la normativa legal vigente.
• Controla el flujo de efectivo.
• Administra y calcula los costos de producción.
• Sirve para realizar auditorías externas.
• Prepara presupuestos y proyecciones financieras.

📝 ¿Cómo manejar la contabilidad de una empresa? Guía Paso a Paso

Antes de comenzar tienes que saber que, la contabilidad de una empresa se maneja a través de un sistema contable. Este SIC (Sistema de Información Contable) se compone de un conjunto de procedimientos que permiten a la empresa registrar y analizar su desempeño, hacer un seguimiento de los activos y pasivos, establecer los ingresos y gastos y calcular los impuestos sobre la renta, entre otras cosas.

Si quieres saber cómo hacer el proceso de registrar, clasificar y reportar los ingresos, gastos, activos y pasivos de tu empresa, presta atención a la guía que te mostraremos a continuación. Vamos a explicarte de manera detallada cómo emplear esta herramienta esencial para los auditores externos y cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). Comencemos:

Elige un software de contabilidad

En la etapa inicial, deberás establecer un sólido sistema de contabilidad. Esto requerirá la elección de un software de contabilidad adecuado, la configuración de cuentas y categorías específicas, y la creación de una estructura detallada para tus informes. La creación de un sistema de contabilidad sólido es fundamental para el éxito de cualquier negocio.

Registra las operaciones diarias de tu empresa

Una vez que hayas establecido tu sistema de contabilidad, deberás registrar y procesar todas las transacciones de manera efectiva y precisa. Esto incluirá el registro de pagos, ingresos, compras y otras transacciones importantes en tu sistema de contabilidad. No se puede subestimar la importancia de un registro detallado y preciso de todas las transacciones financieras.

Prepara informes para tomar decisiones

Después de registrar todas las transacciones, tendrás que preparar informes financieros precisos y completos para ayudar a los gerentes a tomar decisiones informadas. Estos informes incluirán análisis detallados, estados financieros, presupuestos y otros informes relevantes. La preparación de informes financieros precisos es esencial para evaluar la salud financiera de la empresa y tomar decisiones informadas sobre el futuro del negocio.

Practica auditorías internas

Además de preparar informes financieros, es crucial llevar a cabo auditorías periódicas para garantizar la precisión y la integridad de los registros contables. Durante las auditorías, se verificarán los registros contables para asegurarse de que sean precisos y completos. Esto ayudará a prevenir fraudes y errores y garantizará la integridad de los informes financieros.

Corrige desviaciones

Lo que deberás hacer ahora es proporcionar consejos y recomendaciones para administrar efectivamente los fondos de la empresa. Esto puede incluir sugerencias para reducir costos, aumentar ingresos y mejorar la eficiencia financiera en general. Un buen asesor financiero puede marcar una gran diferencia en el éxito financiero de la empresa.

Diseña un sistema de control interno eficiente

Además, establecer procedimientos sólidos de control interno es relevante para prevenir fraudes y errores. Esto incluirá la implementación de controles de seguridad para garantizar la integridad de los registros financieros. Los controles internos sólidos también son importantes para garantizar la privacidad y la confidencialidad de la información financiera.

Determina los impuestos y demás tributos de tu empresa

Una vez que los registros contables estén en orden, deberás gestionar de manera adecuada los impuestos de la empresa de acuerdo con las leyes fiscales locales. La gestión adecuada de los impuestos es esencial para evitar problemas legales y financieros en el futuro.

Herramientas para la contabilidad de una empresa

Existen muchas herramientas para la contabilidad de una empresa, pero si recién estás empezando en tu proyecto comercial, es importante que no gastes dinero de más en plataformas avanzadas a las que no podrás obtener mayores beneficios. Por tal motivo, a continuación, vamos a recomendarte las mejores herramientas de contabilidad empresarial:

Microsoft Excel

Excel es una herramienta muy útil para llevar la contabilidad de una empresa. Con Excel, los profesionales contables pueden llevar un registro detallado de los ingresos, gastos, balances y otros detalles financieros. También pueden crear gráficos y tablas para obtener una mejor comprensión de la situación de la empresa.

Además, las hojas de cálculo de Excel permiten realizar cálculos matemáticos avanzados, lo cual es favorable para hacer análisis más profundos. Gracias a estos beneficios, es posible tomar decisiones más eficientes y seguras, ya que facilita la colaboración entre los equipos porque las hojas de cálculos son fáciles de compartir.

Los pasos que tendrás que hacer para usar esta plataforma son simples, pero dependerá de tu experiencia con esta herramienta para conseguir mayores ventajas. Mira:

• Abre Microsoft Excel en tu computadora.
• Crea una hoja de cálculo para el tema que estás tratando.
• Diseña una tabla según las necesidades de la información.
• Ingresa los datos en las celdas correspondientes.
• Genera informes gráficos seleccionando las celdas importantes.
• Haz clic en Insertar y luego en la sección Herramientas de gráficos.
• Selecciona el tipo de gráfico que desea usar.
• Presiona en el botón Aceptar para aplicar los cambios y guarda los cambios.

ContaSol

Es un software contable que está diseñado para satisfacer las necesidades tanto de empresas como de profesionales que buscan soluciones de contabilidad básicas y avanzadas. Este programa es intuitivo y fácil de usar. Vas a poder disfrutar de una amplia variedad de herramientas que van desde recursos de contabilidad en línea, hasta la creación de informes financieros, gestión de impuestos y control de flujo de caja, todo en un solo lugar. Es importante destacar que, este programa también ofrece una línea completa de soluciones de contabilidad, impositivas y de gestión administrativa.

Sico

Esta herramienta está diseñada para empresas pequeñas y medianas, proporcionando las funciones necesarias para una gestión empresarial efectiva. Sico ha sido creada para asistir a los usuarios en la administración de sus finanzas, contabilidad, presupuestos, informes y mucho más; ofreciendo una amplia gama de herramientas profesionales de contabilidad, mayores de cuentas, informes y mucho más. Todos estos beneficios ayudan a garantizar la precisión e integridad de los registros de la empresa.

KEME Contabilidad

En este caso se trata de un software de contabilidad de código abierto, creado para asistir a contadores y emprendedores en el manejo de sus finanzas. Su interfaz intuitiva permite a los usuarios agilizar tus tareas contables. Este programa provee datos sobre estados financieros, contabilidad de costos, impuestos, inventario, presupuestos y más. Asimismo, incluye informes personalizados, una visión panorámica de la empresa y herramientas para tomar decisiones informadas.

SeniorConta

SeniorConta es un software contable y de gestión para empresas de todos los tamaños, el cual está diseñado para simplificar la contabilidad y la gestión financiera de un negocio. Ofrece herramientas para la contabilidad, la administración de nóminas, la facturación, el análisis financiero y el seguimiento de gastos, entre otras funciones destacadas. Lo mejor de todo es que el programa es intuitivo y fácil de usar, con una interfaz moderna y fluida. Está disponible en varios idiomas, incluyendo español.

✨ Consejos para llevar la contabilidad de tu empresa

Para no cometer errores en tu emprendimiento, es conveniente que prestes atención a estos consejos que te ayudarán a llevar la contabilidad de tu empresa como un verdadero experto:

Establece un sistema contable adecuado

La administración de las finanzas de un negocio es crucial para asegurar su éxito a largo plazo. Para establecer un sistema contable eficiente, se deben tomar medidas para hacer un seguimiento riguroso de todas las transacciones financieras de la empresa. Esto implica establecer políticas claras y detalladas para el manejo de los fondos, así como la selección y uso de un software de contabilidad adecuado.

Es esencial llevar un registro minucioso y exacto de todas las transacciones financieras para garantizar una contabilidad completa y precisa. Esto puede implicar el uso de facturas, recibos y registros de depósito para mantener un registro detallado de todos los ingresos y gastos. Además, es importante que todas las transacciones sean debidamente registradas en los libros de contabilidad, para tener una visión global y coherente de la situación financiera del negocio.

Controla tus estados financieros con frecuencia

Revisar con frecuencia los estados financieros es una excelente forma de detectar cualquier irregularidad o deficiencia en la contabilidad de la empresa. Mediante la revisión periódica de los registros financieros, los propietarios y gerentes pueden identificar cualquier inconsistencia y abordarla antes de que se convierta en un problema más grande y difícil de solucionar.

Registra de forma diaria las operaciones

Establecer una rutina de contabilidad te permite mantener los registros contables al día. Esto puede incluir la asignación de responsabilidades específicas a diferentes miembros del personal, así como la realización de tareas contables diarias, semanales y mensuales para garantizar que todo esté en orden. De esta forma, se puede asegurar que no haya transacciones perdidas o mal registradas.

Utiliza un software contable

Además del uso de un software de contabilidad adecuado, es fundamental realizar auditorías externas y mantener documentos precisos y actualizados. Esto ayudará a garantizar la exactitud de la contabilidad y proteger la información financiera. También es crucial establecer un sistema de control de inventario y un sistema de seguridad para proteger la información financiera y mantenerla segura. Al seguir estos pasos, se puede garantizar la salud financiera a largo plazo de cualquier negocio, y mantener un control riguroso de sus transacciones contables.