¿Cómo elaborar un informe? Guía Paso a Paso

Presta atención a todos los detalles que te mostraremos a continuación sobre como elaborar un informe sin errores. Comenzaremos diciéndote qué es un informe y para qué se utiliza. Vamos a hablar sobre los tipos de informes que puedes usar para exponer tus ideas o el resultado de un área de tu empresa y cuáles son los pasos que tendrás que seguir cuando quieras hacer un informe como un verdadero profesional. Por último, te daremos algunos ejemplos y consejos para crear un informe perfecto. Echa un vistazo.

🤓 ¿Qué es un informe?

Un informe es un documento escrito o digital que contiene una explicación organizada y analizada sobre un tema específico. Los informes, por lo general, se utilizan para comunicarle a alguien algún tema de forma detallada y ayudarlo a entender mejor el asunto. Es importante resaltar que, dentro del ámbito de una empresa, esta herramienta puede ser empleada para documentar los procesos y para brindar una fuente confiable en la toma de decisiones. Por otro lado, también se usan para definir los objetivos del plan de negocios y para comunicar los resultados conseguidos en un periodo determinado.

🤔 ¿Para qué se utilizan los informes?

Los informes se utilizan para recopilar, organizar y presentar datos de una manera clara y concisa. Esto puede ayudar a los lectores a comprender mejor el tema y tomar decisiones con mayores fundamentos.

Son útiles para:

• Documentar procesos y procedimientos.
• Establecer y hacer seguimiento de objetivos.
• Evaluar el rendimiento de una organización o una tarea específica.
• Compartir conocimientos.
• Exponer de manera detallada un acontecimiento.

💥 Tipos de informes

Te contaremos a continuación los tipos de informes que hay, empecemos:

Expositivo

Un informe de esta característica es aquel que incluye información para describir un tema o varios, sin tener que abarcar conclusiones o interpretación del redactor. Es el más usado cuando se busca narrar hechos o secuencias de algún suceso que sirvan de base para el objetivo buscado por el lector.

Analítico

También se lo conoce como interpretativo, ya que efectúa una versión de los hechos que ayuden a justificar una acción o una decisión que esté por tomarse o ya se haya efectuado.

Persuasivo

Cuando se utiliza este tipo de informe, lo que se busca es hacer que el destinatario o lector tome una decisión basada en la información incluida en el trabajo. Es posible abarcar el desarrollo de sucesos, agregar una interpretación de los hechos y justificar un plan de acción para el futuro.

📝 ¿Cómo elaborar un informe? Guía Paso a Paso

Para elaborar un informe será conveniente que mires la siguiente guía con el paso a paso que tienes que hacer. Vamos a ello:

Define el objetivo del informe

El primer paso para realizar un informe como un profesional es definir el objetivo que tendrá el documento o archivo digital. Esto te va a servir para no perder de foco los temas que vas a proponer y esquematizar de manera eficiente la estructura para poder transmitir la idea a los lectores. Además, facilitará la lectura, lo cual es un punto a destacar en el trabajo.

Recopila información relevante

Uno de los errores más comunes que tienen los principiantes es incluir información que no es relevante para el proyecto y que genera un efecto contrario para describir el tema, justificar una decisión o tratar de convencer al lector. Por lo tanto, una recomendación importante que debes tener en cuenta es elegir los tipos de datos que vas a incluir para conseguir el objetivo que has planteado con anterioridad.

Analiza los datos recopilados

Una vez que has recopilado la información que crees conveniente abarcar en tu proyecto, lo que deberás hacer a continuación es analizar esos datos para desarrollar el tema o justificar lo que pretendes transmitir. Esto es fundamental para que el informe sea exitoso, pues el lector encontrará tu opinión, lo cual es uno de sus objetivos.

Organiza la información

Está de más decir que, analizar los datos no es el final del trabajo para redactar un informe. Lo que vas a tener que hacer ahora es estructurar la información, considerando los datos recopilados para facilitar la lectura y así, poder transmitir la idea o desarrollar el tema de una manera más comprensible para el destinatario.

Redacta el informe

La redacción del informe es crucial, ya que de este aspecto dependerá el futuro del informe. Ten presente que, si tienes buenas ideas pero no la sabes transmitir, lo más probable es que nadie se interese en tu trabajo. Esto quiere decir que deberás redactar de modo profesional considerando un lenguaje acorde a la persona que tendrá en sus manos el documento. Por ejemplo, si vas a hacer un informe científico, es recomendable utilizar una redacción rigurosa que pertenezca al área que estás tratando; pero si escoges un informe para su divulgación que esté destinado a un público más general, deberás adecuar la escritura a personas de cultura más básica.

Revisa y edita el informe

Es conveniente que repases la redacción del informe para que puedas corregir errores gramaticales, de tipeo o de ortografía. Esto le dará mayor certidumbre al trabajo y será más valorado por los destinatarios. Por lo general, es recomendable mostrar el borrador a una persona de confianza para que lo lea y compruebe algunas expresiones u oraciones.

Imprime y distribuye el documento o archivo

Este paso dependerá del tipo de informe que has desarrollado. Puedes distribuir el archivo o imprimir el documento, según las necesidades planteadas anteriormente.

🤩 Ejemplos de informes

No te pierdas el detalle de los siguientes ejemplos de informes:

Expeditivo – Revolución Industrial

Ten en cuenta que un informe expeditivo es aquel que narra secuencias o hechos sin tener que llegar a una conclusión por parte del autor. Este es un ejemplo que habla de la Revolución Industrial que surgió en Europa y que puedes tener presente cuando necesites crear un documento de este tipo:

“La Revolución Industrial fue un periodo de transición entre la producción artesanal tradicional y la producción industrial moderna. El cambio se produjo entre los años 1760 y 1840, y fue impulsado por un conjunto de nuevas tecnologías, como la máquina de vapor, la energía hidráulica y los telares mecánicos, entre otras cosas.

Estas tecnologías permitieron una producción a gran escala, siendo más eficientes y con menos mano de obra. Gracias a ello, este periodo condujo a una serie de transformaciones económicas, sociales y políticas en muchos países, cambios que aún siguen de forma evidente hoy en día.”

Analítico – Renta de bicicleta en Ciudad de México

Al tener que efectuar una interpretación de los hechos que justifiquen una decisión que se tomó, es viable poner como ejemplo la implementación de puestos de bicicletas para ser arrendadas por los ciudadanos y de esta manera bajar el nivel de smog y contaminación del aire en la ciudad. Un ejemplo sería:

“Teniendo en cuenta la contaminación originada por dióxido de carbono, polvo en suspensión y demás contaminantes que generan el efecto invernadero, es posible agregar puestos de alquiler de bicicletas en puntos estratégicos. Hay que tener presente que, andar en bicicleta reduce la contaminación porque es un medio de transporte que no emite gases de efecto invernadero, contribuye al ahorro de combustible y a la limpieza del aire.

Además, la bicicleta no produce ningún ruido, mejorando de manera significativa el entorno acústico, lo cual otorgará una mejor calidad de vida a los habitantes. Finalmente, andar en bicicleta permite que los usuarios se mantengan activos y saludables, lo que contribuye a la prevención de enfermedades crónicas. Por todo esto, se llega a la conclusión que agregar este tipo de puestos callejeros es una excelente idea para el bien común.”

Persuasivo – Inversión en criptomonedas

Para lograr que el lector tome una decisión basada en la interpretación de los hechos es necesario justificar el plan de acción mostrado en el informe. Este tipo de documento se puede emplear para influir en el destinatario a que invierta en criptomonedas. Un ejemplo sería:

“Las criptomonedas ofrecen una variedad de ventajas para los inversores, incluyendo:

• Volatilidad: las criptomonedas presentan un alto grado de volatilidad, lo que significa que los precios de las monedas se pueden mover rápidamente en cualquier dirección, generando un gran potencial para que los inversores obtengan ganancias significativas en corto plazo.
• Bajo costo de transacción: las operaciones de criptomonedas, generalmente, tienen costos de transacción muy bajos en comparación con otros activos y medios de pago, como tarjetas de crédito o transferencias bancarias. Esto significa que los inversores pueden obtener ganancias significativas con una inversión mínima.
• Anonimato: las transacciones realizadas con criptomonedas son por lo general, anónimas, lo que significa que los usuarios no necesitan revelar su identidad para operar, haciendo que el proceso de inversión sea mucho más seguro y privado.
• Facilidad de acceso: las criptomonedas están disponibles en la mayoría de los intercambios y plataformas comerciales en línea, por lo que los inversores pueden acceder fácilmente a ellas y efectuar operaciones en cualquier momento.
• Potencial de crecimiento: debido a su volatilidad, las criptomonedas tienen una gran capacidad de progreso. Esto significa que los inversores pueden obtener ganancias significativas si invierten a largo plazo, algo que no sucede con muchos activos.”

✨ Consejos para elaborar un informe

Para tener éxito en tu informe, presta atención a estos consejos que te ayudarán a elaborar un documento de gran calidad. ¡Comencemos!

Incluye solo información relevante

Tal como te mencionamos antes, es fundamental incluir solo la información que sea relevante para alcanzar el objetivo del trabajo. Esto quiere decir que, una vez que comiences a investigar, vas a encontrar datos que son certeros, otros que tienen un cierto grado de imprecisión y algunos que no te servirán de nada. Por lo tanto, lo que deberás hacer es clasificar de manera exhaustiva la información tratando de incluir solo temas que te ayudarán a estudiar y a llegar a una conclusión o transmitir la idea que deseas.

Organiza los datos para que sean comprendidos con facilidad

Conducir al lector por el informe acaparando su atención es una idea que no debes dejar de lado. Para ello, vas a tener que mantener una estructura que sea fácil de comprender para cualquier persona, sin perder la calidad del trabajo que estás llevando a cabo. Ten presente que la estructura de un informe debe constar de un inicio o introducción, en donde tendrás que aclarar lo que vas a tratar en el cuerpo del informe, el cuerpo propiamente dicho en el cual se incluyen los datos que analizas, estudias o quieres transmitir y, por último, las conclusiones o tu opinión.

Redacta el informe usando palabras adecuadas

Ten en mente que, no todos los destinatarios del informe son iguales o tienen la misma capacidad de comprensión; por lo que, una vez que has planteado el objetivo y has recopilado datos relevantes, lo que tendrás que hacer es escribir el documento de una manera que sea fácil de comprender para el lector. Para ello, deberás tener en cuenta el tipo de informe que estás realizando y el tema tratado.

Revisa el informe antes de ser presentado

No alcanza solo con tener una brillante idea o transmitir la información de manera estructurada. A eso hay que agregarle una redacción con palabras adecuadas, pero al mismo tiempo sin errores gramaticales ni expresiones que pueden confundir al destinatario. Por lo tanto, cuando termines tu informe, compártelo con una o dos más personas para que te ayuden a detectar incongruencias o expresiones que no son claras y que pueden afectar el desarrollo del tema.