Registro Único Tributario: ¿Qué es y cómo obtenerlo por primera vez?

Si estás por emprender tu propio proyecto comercial, tendrás que saber qué es el Registro Único Tributario y para qué sirve este formulario creado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia. Te contaremos de manera detallada para qué sirve el RUT y cómo sacar por primera vez el RUT para una Persona Natural o Jurídica. ¡No te pierdas de nada!, ya que también hablaremos de cómo apartar una cita para sacar el RUT de una manera fácil y rápida y cómo puedes obtener una copia actual del Registro Único Tributario por medio de nuestras guías paso a paso. Presta atención a todo lo que preparamos para ti para que puedas interactuar con otros contribuyentes de Colombia y del exterior de manera formal, empecemos.

Entérate de qué es el RUT y cómo obtenerlo.

🤔 ¿Qué es el Registro Único Tributario?

El Registro Único Tributario o RUT es el mecanismo utilizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para identificar a los contribuyentes inscriptos en el organismo impositivo. De esta manera es posible mantener un control de la recaudación, entregar herramientas administrativas para la simplificación de trámites y reducir los costos en materia tributaria, aduanera y cambiaria. No hay que confundirse con el Número de Identificación Tributaria (NIT), el cual es asignado por la DIAN y consiste en un número único para individualizar a los contribuyentes.

😮 ¿Para qué sirve el formulario de Registro Único Tributario?

Los contribuyentes que se inscriben en el RUT o Registro Único Tributario emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), utilizan un formulario online o físico para acceder a estos beneficios:

  • Ser reconocidos e individualizados por las Personas Naturales o Jurídicas que mantienen una relación comercial derivada de la actividad económica.
  • Reconocer las obligaciones Tributarias Aduaneras y Cambiarias frente al fisco.
  • Demostrar su identidad ante terceros.
  • Controlar el cumplimiento de las responsabilidades tributarias y aduaneras.
  • Efectuar trámites para el cumplimiento de las obligaciones TAC.

✍️ ¿Dónde se obtiene el Registro Único Tributario?

El Registro Único Tributario se obtiene a través de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y se lo puede hacer de manera presencial o virtual para las personas naturales o asimiladas, sucesiones ilíquidas y personas jurídicas. Estas últimas se dividen en las que no están obligadas a inscribirse en la Cámara de Comercio y no requieren Registro Mercantil y las personas jurídicas que sí deben inscribirse en la CC.

😎 ¿Cómo sacar el RUT por primera vez? Guía Paso a Paso

Te diremos a continuación cómo sacar el Registro Único Tributario por primera vez. Para ello, tendrás que seguir el paso a paso para personas naturales o personas jurídicas. Elige la alternativa presencial o virtual, según tus necesidades. Comencemos:

Personas naturales

Si eres una persona natural o sucesión ilíquida, podrás efectuar la inscripción RUT de dos maneras, mira a continuación:

Presencial

Para sacar el RUT por primera vez de manera presencial, siendo una persona natural o asimilada primero tendrás que reunir la siguiente documentación para poder cumplir con los requisitos: 

  • Cédula de ciudadanía, es importante que exhiban el documento original y una fotocopia del mismo. En caso de que hayas extraviado el documento de identidad, tendrás que presentar una constancia emitida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
  • En caso de que la persona sea menor de edad, también deberá exponer la tarjeta de identidad.
  • Para aquellos que van a realizar el trámite por medio de un apoderado, tendrá que presentar el poder especial con reconocimiento notario y su manifestación personal con sello del futuro contribuyente. Si el apoderado cuenta con un poder general, deberá presentar una certificación original con vigencia no mayor a 6 meses. En todos los casos se debe adjuntar la cédula del apoderado y poderdante en fotocopia.

Una vez que cumples con todos los requisitos tendrás que continuar con este paso a paso:

  • Dirígete a tu navegador de confianza e ingresa a la página de la DIAN.
  • A continuación, presiona en Agendamiento de citas.
  • En la página «Determinar inscripción RUT», tendrás que definir qué tipo de persona eres; por lo que deberás hacer clic en Determinar «Persona natural – Es toda persona o sucesión ilíquida que requiere obtener un Número de identificación Tributaria (NIT) para cumplir con obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias e internacionales ante nosotros».
  • Selecciona el día y el horario en el que vas a asistir a una dependencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
  • Cuando llegue el momento, tendrás que ir a la oficina de la DIAN acompañado de todos los requisitos indicados de forma previa.

Virtual

Para sacar el Registro Único Tributario de forma virtual para personas naturales es necesario cumplir con este procedimiento:

  • Abre el navegador y escribe este enlace.
  • Luego, en la nueva pantalla tendrás que hacer clic en el botón Definir tipo de inscripción.
  • Selecciona la opción Persona Natural.
  • A continuación, ingresa todos los datos que te pedirá el formulario y, cuando termines, presiona en Continuar.
  • En la nueva ventana, despliega el menú del campo ¿Para qué necesitas inscribirte el RUT?, y elige la alternativa que más se ajuste a tus necesidades.
  • Presiona en el enlace inferior y luego elige el botón Cámara de Comercio.
  • Escribe el código y haz clic en Continuar.
  • Dirígete a la casilla 24 y escoge el tipo de contribuyente que vas a ser.
  • Después selecciona el tipo de documento que posees e ingresa el número del mismo.
  • Escribe la fecha de la expedición de tu cédula de identidad, esto lo harás en la casilla 27.
  • A continuación, dirígete a la casilla 29 y 30 e informal lugar de expedición de tu documento.
  • Haz doble clic en Elija un valor para Personas Fuente Confiable, casilla 25, y escoge la opción Nuevo Cliente.
  • Agrega nombres y apellidos de la persona fuente confiable.
  • Completa las casillas 39 y 40 con la información solicitada.
  • En el botón Dirección tendrás que hacer doble clic para que se active el menú Generador de Direcciones y puedas escribir tu domicilio.
  • Agrega un correo de electrónico y un número de teléfono de contacto.
  • Después, dirígete a la casilla 46 y agrega los datos de tu actividad económica. Para ello tendrás que desplegar el menú Elija un valor para Actividad Económica, pudiendo agregar hasta 4 actividades diferentes.
  • Ingresa a Documentos y sube fotos de tu Cédula de identidad.
  • Una vez terminada con esta parte del proceso, tendrás que ingresar a la casilla 53 y seleccionar las responsabilidades tributarias desplegando la ventana emergente.
  • A continuación, haz clic en Elija un valor para Responsabilidades y selecciona la responsabilidad correspondiente.
  • Presiona en el botón Borrador y luego, en Cerrar.
  • Haz clic en Enviar.
  • Selecciona la opción Sí, Tupre-RUT ha sido enviado con éxito.
  • Descarga tu pre-RUT haciendo clic en el botón PDF.
  • Elige una clave de acceso y presiona en .
  • Cierra el documento y accede con tu clave para poder visualizar el pre-RUT con la marca de agua PARA TRÁMITE EN CÁMARA, DOCUMENTO SIN COSTO.

Personas jurídicas

Para las personas jurídicas creadas legalmente que requieran o no registro mercantil o certificado de cámara de comercio y posean capacidad para adquirir derechos y obligaciones, los pasos que tendrán que hacer son los siguientes:

Presencial

Una Persona Jurídica que no requiera Registro Mercantil o Certificado de Cámara de Comercio, puede inscribirse en el Registro Único Tributario por primera vez de forma presencial. Para ello, deberá cumplir con los siguientes requisitos: 

  • Fotocopia y original de la Cédula de ciudadanía del solicitante. En caso de extravío, original y copia del documento que entrega la Registraduría Nacional del Estado Civil para este fin.
  • Cuando se realiza a través de un apoderado con poder especial, se debe exponer el poder en original y fotocopia con el sello de presentación personal ante notaría. En caso de que el poder sea general, el mismo deberá tener una antigüedad menor a 6 meses presentando el original y fotocopia con las cédulas de identidad de todas las partes.
  • Una copia expedida por la autoridad competente no mayor a 30 días del Certificado de la Personería Jurídica o fotocopia de un documento que certifique la existencia de la representación legal de la empresa.
  • Consorcios o Uniones Temporales, tendrá que presentar el documento que acredite la constitución del Consorcio o Unión Temporal, con el nombre del mismo, la identificación de los miembros que lo componen y domicilio principal, participación, correo electrónico, nombre del representante legal y vigencia del documento que acredite toda la información. También debe presentar el Acta de adjudicación de la licitación o del contrato, en original y fotocopia.
  • Para los inversionistas extranjeros sin domicilio en nuestro país y que estén obligados a cumplir con los deberes formales presentando: fotocopia del documento que acredite la existencia y representación legal, firmado por autoridad competente; y, fotocopia del poder otorgado; fotocopia del documento de identidad del apoderado del inversionista en Colombia.
  • En caso de inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia y que sean titulares de inversiones de capital del exterior, van a tener que presentar: fotocopia del documento de identidad del representante legal del administrador; certificación del representante legal del administrador de la inversión en Colombia, en donde figura el número de identificación, el país y los apellidos y nombres o razón social del inversionista; certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia; y, certificación expedida por el representante legal de los depósitos centralizados.
  • Para las sociedades extranjeras que realicen operaciones por medio de establecimientos permanentes en nuestro país tendrán que presentar: original del documento que acredite la existencia y representación legal en donde conste que la sociedad se llevará a cabo actividades dentro de Colombia; y, certificación que acredite el poder entregado a la persona representante.
  • En caso de que las entidades no tengan una sede efectiva de administración en Colombia, van a tener que presentar: copia del documento que acredite la existencia y representación legal; documentación que Informa el domicilio en territorio colombiano; y, cuando actúe por medio de un representante, fotocopia de la identificación del apoderado de la sociedad.
  • Cuando se trate de patrimonios autónomos: fotocopia del documento de identidad del representante legal de la sociedad fiduciaria; documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; certificado de existencia y representación legal de la sociedad fiduciaria, entregado por la Superintendencia Financiera de Colombia; nombre o identificación del patrimonio autónomo; y, datos de ubicación de la sociedad fiduciaria.
  • En las Sociedades de Hecho, se deberá presentar ante la DIAN: fotocopia del documento donde se acredite la existencia y representación legal de la Sociedad; y, fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original.

Una vez que reúnas todos los requisitos, según tu situación, tendrás que agendar una cita a través del sistema del DIAN, presionando en la opción Agendamiento Virtual de Citas. Asiste al lugar informado por el sistema con toda la documentación y obtendrás el formulario de RUT.

Virtual

Las personas jurídicas que no requieren Registro Mercantil o Certificado de Cámara de Comercio, pueden sacar el RUT por primera vez siguiendo este paso a paso:

  • Entra en la página oficial de la DIAN.
  • A continuación, desliza la pantalla hasta encontrar el campo temas de interés.
  • Dirígete a la opción RUT y busca en el menú la herramienta RUT – Definir tipo de inscripción para hacer clic en la misma.
  • Dentro de la pantalla ¿Qué tipo de persona eres?, haz clic en Persona jurídica – Es una entidad creada legalmente, con capacidad de adquirir obligaciones y derechos, que requieren un NIT para cumplir con obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias e internacionales ante la DIAN.
  • Dirígete al campo «¿Cómo quieres realizar la inscripción?».
  • Selecciona la opción Persona jurídica.
  • En la nueva pantalla haz clic en Persona jurídica – Nueva Persona Jurídica que no requiere registro mercantil o certificado de cámara de comercio – Persona Jurídica comerciante con NIT asignado antes del mes de septiembre del año 2004 y que aún no ha hecho la reinscripción.
  • Completa la información indicada en el formulario Persona Jurídica o Natural comerciante con NIT, que no requiere registro mercantil. En caso de que no corresponda esta información ingresa el captcha y presiona en Continuar.
  • Dirígete al campo Tipo de Contribuyente y haz doble clic en Ayuda para elegir el código de la persona que se incluirá en la casilla 24.
  • Agrega la información relacionada con el tipo de documento y número de identificación. Para ello, tendrás que completar las casillas 25 y 26.
  • Completa el lugar de expedición, el país y el departamento. También deberás completar las casillas 31, 32 y 33 con tu apellido y nombre.
  • Accede a la casilla 27 y complétala con la razón social de tu empresa. Para ello deberás hacer clic en Ayuda y presionar en Elija un valor para persona fuente confiable, en caso de que no encuentres la opción, puedes escoger Nuevo Cliente.
  • Ingresa en la sección Ubicación y completa la información del país, departamento y ciudad o municipio de tu negocio. Para completar la dirección tendrás que hacer doble clic en la casilla 41 para que se despliegue el menú Generador de direcciones.
  • Agrega correo electrónico y un número de teléfono de contacto.
  • Dirígete a la casilla 53, haz doble clic en Responsabilidades, Calidades y Atributos y pulsa en Elija un valor para Responsabilidades. Esto te servirá para agregar responsabilidades a quien corresponda.
  • Presiona en la función Borrador, ubicada en la parte inferior y de la pantalla, y verifica toda la información con el número de formulario que se activará de forma automática.
  • Pulsa en Enviar.
  • Para formalizar el trámite, tendrás que esperar que un funcionario público te atienda por el sistema llamado Video Atención.

En caso de que necesites inscribir en el RUT a una Persona Jurídica que requiera inscripción en el Registro Mercantil o Certificado de Cámara de Comercio, los pasos que deberá efectuar son similares. Salvo, en lugar de pulsar en la opción «Persona jurídica – Nueva Persona Jurídica que no requiere registro mercantil o certificado de cámara de comercio – Persona Jurídica comerciante con NIT asignado antes del mes de septiembre del año 2004 y que aún no ha hecho la reinscripción», tendrá que hacerlo en «Cámara de Comercio – Comerciante (Personas natural o jurídica) que aún no cuenten con el NIT y requieren el registro mercantil». Luego de ello, tendrá que continuar con la misma información solicitada en nuestra guía.

📝 ¿Cómo apartar una cita para sacar el RUT? Guía Paso a Paso

Si quieres apartar una cita para sacar el RUT tendrás que hacer este proceso:

Entra en la página de la DIAN

El primer paso que deberás hacer es escribir en el navegador de tu computadora o celular este link. Esto te llevará al portal de la página de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en la cual tendrás que hacer clic en la pestaña Agendamiento de citas.

Elige la opción por la cual quieres tener una cita

En la nueva pantalla tendrás para elegir Solicitar Cita para las siguientes alternativas:

  • Inscríbase aquí en el RUT.
  • Actualice así su RUT.
  • Gestione así su Firma Electrónica.

Por lo que, deberás presionar en la primera opción. Ten en cuenta que podrás agendar una cita para inscripción o actualización del RUT cuando:

  • No pudiste inscribir en el Registro Único Tributario por una falla técnica del sistema de la DIAN.
  • Precisas actualizar datos de identificación del contribuyente.
  • Requieres quitar responsabilidades a personas asignadas.
  • En caso de que necesites retirar o agregar calidades aduaneras.
  • Por actualización del Registro Único Tributario cuando existe cese de actividades.

Ten en cuenta que al elegir el trámite que realizarás, lo único que te quedará por hacer es elegir la oficina a la cual quieres acudir, la fecha y el horario de tu cita.

Haz clic en Agende aquí su Cita

A continuación, tendrás que ingresar los datos de la persona que va a asistir a la cita y elegir el botón Agende aquí su Cita para acceder a una nueva pantalla en la cual se confirma tu cita.

💪 ¿Cómo puedo obtener una copia actual del Registro Único Tributario? Guía Paso a Paso

Cuando quieras obtener una copia actual del Registro Único Tributario tendrás que hacer este paso a paso:

Ingresa al sitio de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

A continuación, sigue esta guía:

  • Lo primero que deberás hacer es escribir en tu navegador de confianza esta dirección.
  • Después de ello, desplaza la página hasta encontrar la sección Temas de interés.

Crea y habilita una cuenta

Dentro del menú Temas de interés, tendrás que seguir este proceso:

  • Haz clic en RUT.
  • Luego, en Usuario nuevo.
  • Te aparecerá una nueva pantalla llamada AVISO DE PRIVACIDAD – TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, en la cual deberás declarar que la U.A.E DIAN es responsable del tratamiento de los datos personales, manteniendo una política de uso de datos personales establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Esto significa que, la Dirección dependiente del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, utilizar a toda la información que cargues a continuación para hacer consultas y gestionar servicios digitales, garantizando el empleo correcto de los datos. Para aceptar los términos y condiciones tendrás que activar la casilla ubicada al final.
  • Selecciona el botón Continuar.

Lee con atención las recomendaciones para declarar la renta

En este paso, te aparecerá una advertencia en la cual es recomendable hacer las siguientes acciones:

  • Limpia la memoria caché y las cookies.
  • Elimina tus datos de autenticación del navegador que vas a utilizar.
  • Actualiza el correo electrónico en el RUT.
  • Si eres una persona natural tendrás que utilizar la opción A nombre propio.
  • No abras varias sesiones de manera simultánea.
  • Recuerda que la clave dinámica la puedes usar solo una vez.
  • En caso de que la DIAN necesite enviarte información, lo hará por medio del correo electrónico informado en el RUT. Por lo que, nada de lo que te pueda llegar como mensaje a tu teléfono a nombre de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales es real.

Una vez que termines de leer las sugerencias, presiona en Continuar.

Escribe tus datos personales

Lo que deberás hacer a continuación es completar el formulario Usuarios nuevos – SERVICIOS EN LÍNEA MUISCA. Para ello, completa los siguientes campos:

  • Tipo de documento del usuario.
  • Número de documento.
  • Fecha de expedición documento de identificación (AAAAMMdd).

Cuando finalices, haz clic en Habilitar mi cuenta y completa toda la información solicitada.

Obtén una copia actual del Registro único Tributario

Cuando tengas tu cuenta habilitada, lo único que te quedará por hacer es ingresar en este enlace. Luego, deberás llenar las siguientes secciones del formulario digital:

  • Ingresa a nombre de. Recuerda que, las opciones disponibles son: NIT, A NOMBRE PROPIO, UAE DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS, AUTORIZACIONES Y PODERES y ORGANIZACIÓN NO OBLIGADA A RUT. Elige la alternativa que se adapta a tu situación impositiva.
  • Número de documento de la organización, en caso de corresponder.
  • Tipo de documento del usuario. En este caso las alternativas disponibles son: Registro Civil de Nacimiento, Tarjeta de Identidad, Cédula de Ciudadanía, Certificado Registraduría Sin Identificación, Tarjeta de Extranjería, Cédula de Extranjería, Pasaporte, Documento de Identificación Extranjero, Sin Identificación del Exterior o para uso definido DIAN, Documento de Identificación Extranjeros Persona Jurídica, Carné Diplomático, Permiso Especial de Permanencia PEP y Permiso por Protección Temporal PPT.
  • Número de documento.
  • Contraseña.
  • Cuando termines de completar toda la información presiona en Ingresar y finaliza el proceso.

Haz clic en la opción Obtener en 2 pasos su copia del RUT

En la nueva pantalla, vas a tener que seleccionar el botón Obtener en 2 pasos su copia del RUT, verificar los datos y aceptar el proceso.

Franco Barriga
Franco Barriga
Experto en Marketing desde 2006. Fanático de Android y redes sociales. Manejo herramientas audiovisuales que complementan mi trabajo.

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