¿Qué es el registro mercantil y cómo registrarte en él?

A continuación, te explicaremos todo lo que necesitas saber para llevar tu negocio al próximo nivel a través del Registro Mercantil en Colombia. Desde definir qué es el registro mercantil y su importancia, hasta aclarar la diferencia entre la matrícula mercantil y el registro mercantil. Conocerás qué empresas deben registrarse y cuáles están exentas. Te indicaremos el plazo para esta inscripción y te guiaremos paso a paso en cómo realizarla. También aprenderás sobre las posibles sanciones por no inscribirse y cómo evitarlas. Por último, te guiaremos en cómo renovar el registro mercantil, ya sea en línea o de manera presencial, y las sanciones asociadas si no se renueva a tiempo. No te pierdas de ningún detalle.

🤔 ¿Qué es el registro mercantil?

El Registro Mercantil es una entidad adscrita a las Cámaras de Comercio en Colombia, encargada de llevar un registro público de los comerciantes y de los actos y documentos relacionados con ellos. Su objetivo principal es brindar transparencia y legalidad a las actividades comerciales realizadas en el país.

😯 ¿Para qué sirve el registro mercantil?

El Registro Mercantil tiene varias funciones importantes, entre las que se destacan:

  • Proporcionar transparencia se encuentra entre las funciones principales del registro mercantil. Este organismo se encarga de mantener un registro público y accesible de todos los comerciantes y empresas, lo que permite facilitar la transparencia en el mercado comercial. De esta manera, tanto los clientes como otros empresarios pueden verificar la existencia y la legitimidad de un negocio.
  • Legalizar empresas. Este organismo actúa como una entidad autorizada para legalizar y formalizar empresas y comerciantes en Colombia. Con este proceso, las empresas adquieren personalidad jurídica y pueden operar dentro del marco legal establecido.
  • Proveer información es una de las tareas clave que realiza el registro mercantil. Ofrece información valiosa y verificada sobre las empresas registradas a cualquier interesado. Esto puede ser especialmente útil para posibles inversionistas, clientes o simplemente para aquellos que deseen conocer más sobre el entorno empresarial colombiano.
  • Proteger el comercio. Este organismo contribuye a la protección del comercio legal, al facilitar la identificación y persecución de actividades comerciales ilegales o fraudulentas. Gracias a ello, es posible asegurar un ambiente seguro y equitativo para los comerciantes.

💪 Matrícula mercantil vs Registro mercantil

Mira las diferencias que hay entre una matrícula mercantil y el Registro mercantil:

ConceptoMatrícula MercantilRegistro Mercantil
DefiniciónLa Matrícula Mercantil es la inscripción que realiza un comerciante, ya sea individual o jurídico, cuando inicia sus actividades. Acredita la existencia y capacidad legal del comerciante.El Registro Mercantil es el conjunto de documentos donde se inscriben todos los actos, contratos y demás situaciones legales relacionadas con el comercio y los comerciantes.
FunciónAcredita la existencia y capacidad legal de un comerciante. Permite probar la calidad comercial del individuo y la fecha de inicio de sus actividades.Refleja todas las situaciones jurídicas que pueden afectar a un comerciante o a una sociedad, tales como la constitución y disolución de sociedades, contratos de franquicia, sucursales de sociedades extranjeras, embargos, demandas, insolvencia económica, entre otros.
RenovaciónDebe renovarse anualmente, antes del 31 de marzo.La información en este registro se actualiza a medida que se realizan los diferentes actos y contratos comerciales.
Entidad ResponsableRealizada ante la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio del comerciante.Gestionado por las Cámaras de Comercio en sus respectivas jurisdicciones.

🏦 ¿Qué empresas se registran en el registro mercantil?

Si quieres saber qué empresas se registran en el registro mercantil, solo tienes que continuar leyendo:

  • Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada (EIRL). Este tipo de empresa es una entidad comercial de un solo propietario que tiene personalidad jurídica separada de su dueño. Es ideal para propietarios de pequeños negocios que buscan limitar su responsabilidad financiera.
  • Sociedades por Acciones (SAC). Estas son empresas con capital dividido en acciones, en las que la responsabilidad de los accionistas se limita al monto de sus aportes. Son adecuadas para negocios de gran tamaño o aquellos que buscan atraer inversionistas.
  • Sociedades de Responsabilidad Limitada (SRL). En este tipo de sociedad, los socios tienen responsabilidad limitada hasta el monto de sus aportes y las decisiones se toman por mayoría de votos.
  • Sociedades Anónimas (SA). Este tipo de sociedad es una entidad jurídica en la que el capital, dividido en acciones negociables, está compuesto por los aportes de los accionistas, quienes no son personalmente responsables de las deudas de la sociedad.
  • Empresas Extranjeras que realizan negocios en Colombia. Las empresas foráneas que tienen operaciones comerciales en Colombia también deben registrarse en el Registro Mercantil. Esto incluye las empresas que establecen sucursales en el país.
  • Otras organizaciones. Las cooperativas, las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.), las sociedades en comandita por acciones, las fundaciones y las asociaciones sin ánimo de lucro también deben registrarse en el Registro Mercantil si llevan a cabo actividades comerciales.

❌ ¿Qué empresas no requieren registro mercantil?

Las empresas que no requieren registro mercantil en Colombia son:

  • Organizaciones sin fines de lucro. Las organizaciones que se dedican a labores sociales, culturales, benéficas, deportivas o similares, y que no tienen una finalidad comercial, no necesitan registrarse en el Registro Mercantil. Esto incluye las fundaciones, asociaciones y corporaciones que se dedican a este tipo de actividades y no buscan obtener ganancias económicas.
  • Empresas estatales no comerciales. Los organismos gubernamentales y las empresas estatales que no realizan actividades comerciales también están exentos del registro. Sin embargo, si llevan a cabo alguna actividad de carácter mercantil, sí estarán obligadas a proceder el registro mercantil.
  • Individuos en condición de empleados. Los trabajadores que son contratados por una compañía y desempeñan labores económicas como parte de su función laboral no tienen la necesidad de inscribirse en el Registro Mercantil. La razón radica en que no están desarrollando una actividad comercial autónoma, en su lugar, están operando bajo el auspicio de la organización que los contrata.
  • Empresas agrícolas y ganaderas de ciertos tamaños y actividades. En algunos casos, las empresas que se dedican a la agricultura y la ganadería pueden estar exentas del Registro Mercantil. Esta exención generalmente se aplica a empresas de menor tamaño y a aquellas que llevan a cabo ciertas actividades específicas dentro de estos sectores. Sin embargo, si estas empresas ejecutan actividades comerciales adicionales, pueden necesitar registrarse.

🕐¿Cuál es el plazo para inscribirse en el registro mercantil?

El plazo para que una empresa obligada se inscriba en el Registro Mercantil es de treinta días hábiles a partir de la fecha en que se inicia la actividad comercial. No hacerlo dentro de este plazo puede resultar en sanciones.

📝 ¿Cómo inscribirse en el registro mercantil? Guía Paso a Paso

La inscripción en el Registro Mercantil es un proceso relativamente sencillo, pero que requiere seguir una serie de pasos:

Prepara los documentos requeridos

El primer paso para el registro mercantil es la recopilación de la documentación necesaria. Este conjunto de documentos suele incluir tu documento de identificación personal, una copia autenticada de tu acta constitutiva, y en el caso de ser una entidad jurídica, los estatutos de tu empresa. Es crucial verificar que todos los documentos estén vigentes y en regla, ya que cualquier error puede retrasar el proceso de inscripción.

Visita a la Cámara de Comercio

Una vez hayas reunido todos los documentos, el siguiente paso es acudir a la Cámara de Comercio de tu jurisdicción. Te recomendamos confirmar los horarios de atención y si necesitas una cita previa para ser atendido. En algunos casos, puedes verificar en línea si todos tus documentos están en regla antes de acudir en persona.

Completa el formulario de Registro Mercantil

En la Cámara de Comercio, deberás diligenciar el formulario de Registro Mercantil. Es importante que seas preciso y cuidadoso al llenarlo, asegurándote de que toda la información ingresada corresponda exactamente a los documentos que estás presentando.

Paga la tarifa de registro

Una vez completado el formulario, tendrás que proceder al pago de la tarifa de registro mercantil. Este monto puede variar dependiendo del tipo de entidad que estás registrando y la jurisdicción donde se ubica. En algunas Cámaras de Comercio, este pago puede realizarse en el mismo lugar, ya sea en efectivo, cheque o tarjeta.

Recibe el Certificado de Registro

Finalmente, tras efectuar el pago, tu solicitud será procesada por la Cámara de Comercio. En un plazo de días (que puede variar dependiendo de la jurisdicción), una vez que tu solicitud haya sido aprobada, te será entregado el Certificado de Registro Mercantil. Este certificado es la constancia oficial de que tu empresa está debidamente registrada y legalizada ante la Cámara de Comercio y es un requisito indispensable para el funcionamiento legal de tu empresa.

😁 ¿Cuáles son las sanciones por no inscribirse en el registro mercantil?

No renovar el registro mercantil puede llevar a varias sanciones, que incluyen:

  • Multas. La sanción económica es una de las repercusiones principales por no renovar el registro mercantil en tiempo. Estas multas son asignadas de manera progresiva, es decir, pueden ir en aumento dependiendo del tiempo que haya transcurrido desde que se debió realizar la renovación. En general, las multas pueden ir desde sanciones moderadas hasta cantidades bastante considerables, creando un impacto financiero negativo en el negocio. Además, el valor de la multa también puede variar de una jurisdicción a otra, por lo que es crucial estar al tanto de las leyes y regulaciones locales que rigen el registro mercantil.
  • Incapacidad para operar comercialmente. Si la actualización del registro mercantil no se lleva a cabo en el tiempo estipulado, las organizaciones se arriesgan a quedar incapacitadas para desarrollar sus transacciones comerciales. Esta penalización podría mantenerse hasta que se complete la renovación del registro, obstruyendo la habilidad de la organización para generar ganancias y mantener sus operaciones cotidianas. Esta limitación puede perjudicar la imagen de la organización en el mercado y, a largo plazo, puede afectar su potencial de expansión y éxito.
  • Cierre forzoso. En situaciones más extremas, la Cámara de Comercio tiene la autoridad para implementar el cierre forzado del negocio que no ha cumplido con su obligación de renovar el registro mercantil. Este cierre obligatorio puede resultar en una paralización total de las actividades comerciales hasta que la empresa se ponga al día con su obligación de renovación. El cierre forzoso puede tener un efecto devastador en la empresa, desde la pérdida de clientes y ventas hasta afectar el bienestar de sus empleados.

😆 ¿Cómo se puede realizar la renovación del registro mercantil? Guía Paso a Paso

Te mostraremos a continuación cómo se puede realizar la renovación del registro mercantil de forma presencial y online. Comencemos:

En línea

Puedes hacer la renovación del registro mercantil a través de internet de la siguiente manera:

Ingresa en la página web de la Cámara de Comercio

Debes iniciar tu proceso ingresando al sitio web oficial de la Cámara de Comercio que corresponda a tu localidad o jurisdicción. Una vez allí, busca en su menú o sección de servicios la opción que indica «Renovación del registro mercantil» o similar.

Accede a tu cuenta

En este paso tienes dos opciones. Si ya posees un usuario en la web oficial de la Cámara de Comercio, solo tendrás que ingresar con tus datos de usuario y escribir la contraseña de acceso. En caso de que aún no tengas una cuenta, deberás generar una siguiendo las instrucciones proporcionadas en la página. Recuerda que esta cuenta será necesaria para realizar cualquier trámite en línea.

Completa el formulario de renovación

Tras acceder a tu cuenta, tendrás que completar el formulario de renovación de registro mercantil. Este formulario solicitará información relevante acerca de tu negocio. Asegúrate de que toda la información que proporciones sea exacta y esté al día, ya que esta será la que aparezca en tu registro mercantil actualizado.

Haz el pago de la tarifa de renovación

Al terminar de llenar el formulario, deberás proceder con el pago de la tarifa correspondiente a la renovación. Dependiendo de la Cámara de Comercio, podrás realizar este pago a través de varias opciones, como tarjeta de crédito, débito o transferencia bancaria. Una vez que el pago sea confirmado por el sistema, tu proceso de renovación del registro mercantil se habrá completado con éxito.

Ejemplos de renovación del registro mercantil

Para la Cámara de Comercio de Medellín tendrás que hacer este paso a paso:

  1. Accede a la Página Web de la Cámara de Comercio de Medellín, ingresando a https://www.camaramedellin.com.co/.
  2. En el menú principal, encontrarás la opción «Servicios registrales». Coloca el cursor sobre ella y, en el menú desplegable, selecciona «Renovación».
  3. Para acceder al sistema de renovación, debes iniciar sesión con tu usuario y contraseña. Si no tienes una cuenta, podrás crear una siguiendo las indicaciones en pantalla.
  4. Una vez en la sección de renovación, completa el formulario con la información solicitada. Asegúrate de que sea precisa y esté actualizada.
  5. Al finalizar, serás redirigido a la sección de pagos. Sigue las indicaciones para efectuar el pago correspondiente a la tarifa de renovación. Recibirás una confirmación de pago, la cual debes conservar para futuras referencias.

El procedimiento para la Cámara de Comercio de Bogotá es:

  1. En tu navegador, dirígete a https://www.ccb.org.co/ para acceder a la página de la Cámara de Comercio de Bogotá.
  2. Elige «Renovaciones». Para ello, tendrás que pulsar primero en «Servicios registrales» y lograrás que se despliegue el menú.
  3. El paso anterior te llevará a una nueva página en donde deberás hacer clic en «Pasos para renovar». Vas a encontrar un resumen de los pasos para realizar la renovación en línea. Lee cuidadosamente cada paso y continúa.
  4. Inicia sesión con tus credenciales de usuario o regístrate si aún no tienes una cuenta.
  5. Llena el formulario y paga la tarifa. Al igual que en el caso de Medellín, deberás completar un formulario con información actualizada sobre tu empresa y luego proceder a pagar la tarifa correspondiente.

Presencial

También puedes realizar la renovación del registro mercantil de forma presencial. Mira a continuación cómo se hace:

Prepara los documentos necesarios

Antes de dirigirte a la Cámara de Comercio, debes asegurarte de tener todos los documentos necesarios. Esto por lo general incluye tu certificado de registro mercantil anterior, identificación personal, y posiblemente documentos financieros o de negocio. Cada Cámara de Comercio puede requerir documentos diferentes, por lo que te sugerimos verificar su lista de requisitos en línea o por teléfono antes de tu visita.

Visita a la Cámara de Comercio

Después de reunir todos los documentos requeridos, deberás dirigirte a la oficina de la Cámara de Comercio más cercana. Es recomendable que vayas temprano para evitar largas filas y asegurar que tienes suficiente tiempo para completar el proceso.

Solicita el formulario renovación en la ventanilla de atención

Una vez en la Cámara de Comercio, debes solicitar la renovación de tu registro mercantil en la ventanilla de atención al cliente. El personal te proporcionará el formulario de renovación correspondiente que deberás llenar cuidadosamente.

Revisión de documentos

Un funcionario de la Cámara de Comercio revisará tus documentos y el formulario de renovación para asegurarse de que todo está en orden. Si falta algún documento o hay algún error en el formulario, te lo indicarán para que puedas corregirlo.

Paga la tarifa de renovación

Una vez que tus documentos hayan sido verificados y aprobados, deberás pagar la tarifa de renovación. El monto puede variar dependiendo del tipo y tamaño de tu negocio, así como de la jurisdicción de la Cámara de Comercio.

Recibe el certificado de renovación

Después de haber realizado el pago, recibirás un nuevo certificado de registro mercantil. Este certificado prueba que has renovado correctamente tu registro y puedes continuar operando tu negocio de manera legal.

😨 ¿Cuáles son las sanciones por no renovar el registro mercantil?

No renovar el registro mercantil puede llevar a varias sanciones, que incluyen:

  • Multas: su valor puede variar en función del tiempo transcurrido desde que debió realizarse la renovación y también puede depender de la jurisdicción en la que te encuentras.
  • Inhabilitación para efectuar actividades comerciales: en determinadas circunstancias, los empresarios pueden ser inhabilitados para desarrollar negocios hasta que no se efectúe la renovación de su registro.
  • Cierre obligatorio: en situaciones extremas, la Cámara de Comercio puede decidir imponer el cierre forzado del negocio hasta que se proceda a renovar el registro.
Franco Barriga
Franco Barriga
Experto en Marketing desde 2006. Fanático de Android y redes sociales. Manejo herramientas audiovisuales que complementan mi trabajo.

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