Acta de constitución de una empresa: ¿Qué es y para qué sirve?
Qué es un acta de constitución de una empresa y para qué sirve son los temas que podrás leer a continuación. Te explicaremos de manera fácil qué es un acta de constitución de una empresa y qué elementos debe contener para ser considerada un documento jurídico formal y sin errores. Si necesitas inscribir en la DIAN a tu empresa, vas a tener que presentar este instrumento legal para obtener el RUT y, de esta manera, interactuar con terceros en actos de comercio. Por lo tanto, para que puedas avanzar como un verdadero profesional, te daremos una guía con el paso a paso sobre cómo hacer el acta de constitución de una empresa. Echa un vistazo.
🤔 ¿Qué es un acta de constitución de una empresa?
El Acta de Constitución de una empresa es un documento jurídico en el cual se formaliza la existencia de una organización. Dentro de este instrumento se asignan las funciones de los integrantes, se definen las actividades de la empresa y se constituye el domicilio de su sede central y sucursales, entre otras cosas.
🤩 ¿Para qué sirve el acta de constitución de una empresa?
El acta de constitución de una empresa sirve, entre otras cosas, para:
- Demostrar la voluntad de los socios de formar una persona jurídica.
- Establecer estatutos para la organización interna de la empresa.
- Definir con precisión cuáles eran las actividades que realizará.
- Establecer domicilios y definir roles de los socios dentro de la organización.
- Presentar como documento válido ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para la inscripción del Registro Único Tributario.
- Solicitar cuentas bancarias en distintas entidades financieras.
- Demostrar de forma legal quién es la persona que la representa de forma legal ante terceros.
- Contraer derechos y obligaciones por medio de contratos.
📝 ¿Qué debe de contener el acta de constitución de una empresa?
Si quieres saber qué debe contener el acta de constitución de una empresa, mira a continuación los puntos más importantes que no pueden faltar:
Nombre, país de origen, domicilio, duración y objeto social
El primer componente que debe tener un acta de constitución de empresas es cuál será la denominación y qué figura jurídica contendrá en los estatutos, según las leyes vigentes. Por otro lado, se debe establecer si la empresa será colombiana o de otra nacionalidad y el domicilio que tendrá su sede principal para recibir la documentación legal. Además, se debe indicar en el acta de constitución la duración de la empresa y cuál será el objeto social que perseguir a la misma durante su vida.
Capital y régimen de acciones
Dentro de este punto se debe aclarar el monto del capital suscrito y los derechos que confieren las acciones de los mismos. En caso de corresponder, la naturaleza de las acciones y qué derecho se le asigna a cada propietario, como así también las clases y series de acciones que existirán en el paquete accionario.
Administración y representación
En el acta de constitución de la empresa, se debe dejar asentado cuál será el órgano de la sociedad que se encargará de la dirección de la misma para hacer cumplir las normas legales. Además de ello, se deberá informar quién será su representante legal para contraer obligaciones ante terceros. Las facultades estarán enunciadas de manera enumerativa, siendo este un aspecto es fundamental en el caso de obtención de RUT por primera vez ante la DIAN.
Estados financieros
Se establece dentro del acta de constitución los libros, los estados y cualquier informe respectivo a los ejercicios económicos. Se indica el modo de preparar los estados financieros y el método de distribución de utilidades y reservas.
Disolución y liquidación
Es importante colocar el tiempo de vida que tendrá la empresa; por lo general, es indefinido. Pero esto no quiere decir que, por algún motivo la sociedad desaparece, los activos deberán liquidarse de acuerdo con un cierto criterio, los cuales se establecerán en el acta de constitución de la empresa.
✅ ¿Cómo se hace el acta de constitución de una empresa? Guía Paso a Paso
Si quieres saber cómo se hace el acta de constitución de una empresa, te daremos a continuación una guía con el paso a paso que tienes que seguir, empecemos:
Elige una o más personas físicas
El primer paso que tendrás que hacer es decidir quiénes serán tus socios dentro de la empresa que estás creando. Pero no tanto, tendrás que solicitarles su cédula de identidad, nacionalidad, domicilio y cualquier otro aspecto legal necesario para poder agregarlos en el acta de constitución.
Define el rol de cada socio
A continuación, tendrás que decidir quién será la persona que actúe como representante legal y qué socios serán los encargados de la administración general. Una vez que tienes establecido estos parámetros, vas a tener que acudir a un notario para que dé fe y después conseguir fotocopias de sus cédulas de identidad para presentarlas. Con todo esto, podrás originar el documento de legalización que será respaldado por el acta de constitución.
Establece el porcentaje de distribución de utilidades
Lo último que te quedará por hacer, previo a la redacción del acta de constitución de tu empresa, es definir cuál será el porcentaje de distribución que tendrán las utilidades dentro de los socios y qué parte va a ser reinvertida en la sociedad. No debes olvidarte de que en este punto también tendrás que indicar la cantidad de aportes que hará cada socio.
Redacta el acta de constitución de la empresa
En este paso deberás incluir cada uno de los elementos que hemos mencionado en el punto anterior; por lo que, no tendrás que olvidarte de agregar, al menos, estos aspectos:
- Nombre, país de origen, domicilio, duración y objeto social: es fundamental que coloques de forma clara el nombre de tu empresa acompañado por la denominación jurídica. También tendrás que indicar el domicilio y cuál será la actividad a la que se dedicará la empresa para conseguir el giro normal de sus operaciones.
- Capital y régimen de aportes: en esta sección del acta vas a tener que detallar de manera pormenorizada el capital que se va a suscribir y el porcentaje de aportes que hará cada socio. De esta forma, también se define el método de distribución de utilidades.
- Representación legal y asignación de la administración: el representante legal es la persona que adquiere derechos y obligaciones ante terceros, la cual representa a la empresa como Persona Jurídica. En esta sección también se deberá mencionar la asignación de funciones de los otros integrantes de la empresa.
- Contabilidad y estados financieros: vas a tener que expresar los métodos utilizados para llevar los estados financieros y exponer la información para que sea representativa de la realidad. Recuerda que este punto debe ser realizado bajo las normas actuales que rigen para la información financiera.
- Disolución y liquidación: en caso de que la empresa quiebre, desaparezca o termine su actividad, es necesario colocar en la propia acta de constitución el tiempo que permanecerá activa; siendo lo más usado el tiempo indefinido. Por otro lado, es necesario aclarar cómo se liquidan los activos una vez disuelta la empresa.
