¿Cómo hacer un balance general para tu negocio? Guía Paso a Paso
Para evaluar la salud financiera de una empresa es necesario contar con un balance general. En este artículo, vamos a explicarte de manera detallada qué es el balance general, como hacer un balance general paso a paso, cuál es su objetivo y los diferentes tipos que existen. También te daremos una guía con el paso a paso que tienes que seguir para confeccionar tu propio estado patrimonial como un verdadero experto. No te pierdas de nada, ya que nuestra información te ayudará a alcanzar los objetivos de tu organización de una manera más fácil. Te recomendamos que preste atención a nuestra lista con ejemplos de balance general para emprendedores, ¡comencemos!
🤔 ¿Qué es el balance general?
El balance general es un informe contable que muestra la situación financiera de una empresa en un momento específico, considerándose como una imagen instantánea que resume los activos, pasivos y patrimonio neto de la entidad. En otras palabras, refleja lo que la empresa posee, debe y lo que realmente les pertenece a sus dueños.
😎¿Cuál es el objetivo del balance general?
El objetivo del balance general es brindar información precisa de la posición financiera de la empresa en un momento determinado. Esto permite a los gerentes, inversores, acreedores y otras partes interesadas evaluar la solidez financiera de la compañía, su capacidad para cumplir con sus obligaciones y su eficiencia en el uso de los recursos. El balance general es una herramienta esencial para la toma de decisiones.
🛠️ Tipos de balance general
Existen diferentes tipos de balance general, los cuales:
Clásico
Es el formato más común y utilizado, se divide en dos secciones principales: el activo y el pasivo, agregando una tercera, el patrimonio neto. El activo muestra lo que la empresa posee, mientras que el pasivo más patrimonio neto refleja las fuentes de financiamiento de esos activos.
Comparativo
Este tipo de balance muestra la situación financiera de la empresa en diferentes períodos. Por lo general, se presenta en columnas paralelas, lo que permite comparar fácilmente los cambios en los activos, pasivos y patrimonio neto de un año a otro. Esta herramienta es valiosa para identificar tendencias y evaluar el crecimiento o declive de la empresa.
Proyectado
El balance general proyectado es una herramienta predictiva que muestra la situación financiera esperada de la empresa en el futuro. Se basa en supuestos y estimaciones, lo que lo convierte en una guía para la planificación financiera y la toma de decisiones estratégicas a largo plazo.
Consolidado
Las empresas que tienen subsidiarias o filiales suelen preparar un balance general consolidado que combina las cifras financieras de todas las entidades relacionadas. Esto proporciona una visión global y más precisa de la situación financiera del grupo empresarial en su conjunto.
🤓 Características del balance general
Las características del balance general son:
- Información sobre una situación específica. La característica principal de un balance general es que proporciona una imagen precisa y detallada de la situación financiera de la empresa en un momento específico. Esto quiere decir que, no sirve para analizar de forma variable, ya que los datos se recogen para un período específico y varían en el tiempo de análisis.
- Imputación o registración contable doble. Bajo este enfoque, cada transacción contable involucra al menos dos cuentas: una cuenta se debita y otra se acredita en igual medida, lo que asegura que la ecuación fundamental de la contabilidad siempre se mantenga en equilibrio. Este método proporciona una base sólida y precisa para el registro de las operaciones financieras de una empresa, garantizando la integridad y confiabilidad de la información contable.
- Estructura en dos secciones. Se divide en dos partes principales: el activo y el pasivo más patrimonio neto. El activo muestra los recursos controlados por la empresa, mientras que el pasivo más patrimonio neto representa las fuentes de financiamiento para esos activos.
- Presentación ordenada. Los elementos se organizan en orden de liquidez, es decir, los activos más líquidos (efectivo, inversiones a corto plazo) se presentan primero, seguidos de los activos menos líquidos (propiedades, planta y equipo).
- Importancia en la toma de decisiones. Es una herramienta crucial para gerentes, inversores, acreedores y otros interesados en evaluar la salud financiera de la empresa y tomar decisiones informadas.
- Cumplimiento normativo. Las empresas están obligadas a preparar y presentar sus balances generales de acuerdo con los principios contables y las normas financieras establecidas.
- Revelación de información. Proporciona información detallada sobre los activos, pasivos y patrimonio neto, lo que permite un análisis completo de la posición financiera de la empresa.
- Facilita el cálculo de ratios financieros. A partir de los datos del balance general, se pueden calcular ratios importantes como la liquidez, solvencia y rentabilidad, que ayudan a medir el desempeño y la eficiencia de la empresa.
- Herramienta para la planificación financiera. Permite evaluar la necesidad de financiamiento, la inversión en activos y el manejo adecuado de las obligaciones financieras a corto y largo plazo.
- Útil para la obtención de crédito. Los prestamistas y acreedores utilizan el balance general para evaluar la capacidad crediticia de una empresa antes de otorgar préstamos o líneas de crédito.
- Transparencia y confianza. Al proporcionar información financiera precisa y transparente, el balance general contribuye a generar confianza entre los inversionistas y el público en general.
📝 ¿Cómo hacer un balance general para tu negocio? Guía Paso a Paso
A continuación, vamos a explicarte de manera simple cómo hacer un balance general para tu negocio con nuestra guía paso a paso:
Elige un software contable
Existen software contables específicos que pueden facilitar la gestión financiera de tu negocio. Algunos ejemplos son QuickBooks, Xero y Wave. Estos programas ofrecen características adicionales, como la automatización de tareas, generación de informes detallados y facilidad para trabajar en colaboración con otros miembros del equipo. En caso de que no quieras gastar de más, te recomendamos que empieces por Excel, una herramienta accesible y poderosa para crear un balance general, por lo que, te mostraremos en los siguientes pasos las acciones que deberás seguir con una hoja de cálculo de Microsoft.
Prepara la información financiera
Antes de comenzar a elaborar el balance general, debes tener a mano la información financiera de tu negocio. Reúne los registros de todas las transacciones comerciales, facturas, recibos, estados de cuenta bancarios y otros documentos relevantes.
Crea una hoja de cálculo en Excel
Abre Microsoft Excel y crea una nueva hoja de cálculo. Nombra las pestañas de la hoja de cálculo para identificar cada sección, te recomendamos que lo hagas de la siguiente forma: «Balance General», «Activos», «Pasivos» y «Patrimonio Neto».
Registra los activos
En la pestaña «Activos», enumera todos los activos de tu negocio. Pueden incluir efectivo en caja, cuentas por cobrar, inventario, activos fijos (como maquinaria y equipo), entre otros. Asigna una columna para cada tipo de activo y registra el valor de cada uno. La valuación de estos bienes tiene que reflejar la realidad de los mismos; es decir, tendrás que considerar el valor de origen y restarles las amortizaciones acumuladas. A dicho valor, lo deberás comparar con el precio de mercado del bien en las mismas condiciones y elegir el mayor.
Por ejemplo, si tienes una maquinaria que se deprecia en 10 años, tendrás que amortizar la misma un 10% cada año. Si el valor de compra de hace dos años (o sea, tendrás una amortización acumulada del 20%) es $3000, el valor de ese activo será => 3000 – (3000 x 20%) = $2400. Lo que debes hacer ahora es comparar los $2400 en el valor del mercado que tiene tu bien considerando las mismas condiciones de uso. Si tiene un valor de $2500, deberás tomar ese en el balance general; de lo contrario, si es menor, se recomienda elegir el de la contabilidad.
Registra los pasivos
Vuelve al Excel y dirígete a la pestaña «Pasivos». Enumera todas las obligaciones financieras de tu negocio, como cuentas por pagar, préstamos comerciales, impuestos por pagar y otros pasivos. Al igual que con los activos, asigna una columna para cada tipo de pasivo y registra el valor correspondiente.
Calcula el patrimonio neto
El patrimonio neto se calcula restando el total de pasivos del total de activos. Crea una columna en la pestaña «Patrimonio Neto» y realiza esta operación. El resultado será el valor del patrimonio neto de tu negocio.
Completa el balance general
En la pestaña «Balance General», copia los totales de activos, pasivos y patrimonio neto en las filas correspondientes. Asegúrate de que la ecuación fundamental de la contabilidad se cumpla => activos = pasivos + patrimonio neto.
Es conveniente que uses el formato de celdas de Excel para darle una apariencia profesional al balance general. Asegúrate de que los totales estén claramente resaltados y que los números se muestren con el formato adecuado.
Agrega gráficos
Si deseas visualizar los datos de manera más simple, puedes generar gráficos en Excel que representen los activos, pasivos y patrimonio neto de tu negocio. Esto te permitirá tener una visión más clara y rápida de la situación financiera.
Actualiza el balance general
Para que el balance general sea una herramienta útil y precisa, es importante mantenerlo actualizado. Actualiza los datos regularmente a medida que se realicen nuevas transacciones y verifica que la ecuación fundamental de la contabilidad siempre se mantenga equilibrada.
✨ Ejemplo de balance general
Presta atención a estos ejemplos de balance general que te servirán para crear tu propia herramienta:
Empresa de fabricación de estantes de plástico
En este ejemplo la empresa registra tres operaciones durante el año:
- La empresa compra bienes de uso por $400
- La compañía vende en efectivo bienes de cambio por $100
- Adquiere deudas por $400 por la compra de activos para su uso
El balance en el primer año es:
ACTIVO:
Caja $2500
Inversiones $5000
Bienes de cambio $6300
Maquinarias $7200
Amortizaciones acumuladas -$200
TOTAL ACTIVO $ 20800
PASIVO:
Corto plazo: $7800
PATRIMONIO NETO:
Capital: $13000
A continuación, se presenta el balance después de registrar las operaciones dadas:
ACTIVO:
Caja: $2600 ($2500 de origen + $100 de la venta de bienes de cambio)
Inversiones: $5000
Bienes de cambio: $6200 ($6300 – $100 de la venta en efectivo)
Maquinarias: $7200
Bienes de uso: $400 (Compra de bienes de uso)
Amortizaciones acumuladas: -340 ($200 de la amortización acumulada de las maquinarias + $100 de la amortización de la maquinaria del presente año + $40 de la amortización de los bienes de uso que se compraron en el presente año)
TOTAL ACTIVO: $ 21060
PASIVO:
Corto plazo: $8200 ($7800 + $400 de deudas adquiridas)
PATRIMONIO NETO:
Capital: $12860 ($13000 – $140 de resultado económico de las amortizaciones)
Principio de la partida doble:
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO NETO: $21060 ($8200 + $12860)
